Zakładanie wspólnoty mieszkaniowej. Procedura krok po kroku

Najważniejsze w 30 sekund

Wspólnota mieszkaniowa powstaje z mocy prawa, z chwilą wyodrębnienia i przeniesienia własności pierwszego lokalu (art. 6 ustawy o własności lokali). Nie trzeba jej „zakładać" uchwałą.
Granicą między małą a dużą wspólnotą są trzy lokale (od 1 stycznia 2020 r.). Duża wspólnota ma obowiązek wybrać zarząd albo powierzyć zarządzanie zarządcy.
Po powstaniu wspólnoty trzeba dopełnić formalności: REGON i NIP, rachunek bankowy, przejęcie dokumentacji budynku, umowy z dostawcami mediów, ubezpieczenie i uchwała o zaliczkach.
Za zobowiązania wspólnoty odpowiada ona sama bez ograniczeń, a każdy właściciel — w części odpowiadającej jego udziałowi w nieruchomości wspólnej.
Zarządcę narzuconego przez dewelopera można zmienić uchwałą właścicieli zaprotokołowaną przez notariusza (art. 18 ust. 2a u.w.l.).

Z chwilą wyodrębnienia i przeniesienia własności pierwszego lokalu przez dewelopera lub dotychczasowego właściciela, np. gminę, w danej nieruchomości z mocy prawa powstaje wspólnota mieszkaniowa. Wynika to z ustawy o własności lokali. Choć podmiot ten powstaje automatycznie, jego sprawne funkcjonowanie wymaga szeregu działań formalnych. Zaniedbania na początkowym etapie funkcjonowania wspólnoty mogą prowadzić do wadliwego naliczania zaliczek, opóźnień w zawieraniu umów na media i sporów między właścicielami.

Poniżej przedstawiamy kolejne etapy postępowania: od momentu powstania wspólnoty, przez rejestrację w urzędach, po przejęcie dokumentacji i pierwsze uchwały.

Moment powstania i status prawny wspólnoty

Wspólnota mieszkaniowa nie ma osobowości prawnej w takim znaczeniu jak spółka z o.o. czy spółka akcyjna. Jest jednostką organizacyjną, której ustawa przyznaje zdolność prawną (art. 331 Kodeksu cywilnego, tzw. ułomna osoba prawna). Oznacza to, że wspólnota może we własnym imieniu nabywać prawa i zaciągać zobowiązania oraz pozywać i być pozywana. Może więc np. zaciągnąć kredyt na termomodernizację albo pozwać wykonawcę za wady części wspólnych budynku.

Za zobowiązania dotyczące nieruchomości wspólnej odpowiada sama wspólnota bez ograniczeń, a każdy właściciel lokalu — w części odpowiadającej jego udziałowi w nieruchomości wspólnej (art. 17 u.w.l.). Udział ten wyznacza stosunek powierzchni użytkowej lokalu wraz z pomieszczeniami przynależnymi do łącznej powierzchni użytkowej wszystkich lokali wraz z pomieszczeniami do nich przynależnymi. Przykładowo: właściciel lokalu o powierzchni 50 m² w budynku, w którym łączna powierzchnia lokali wynosi 5000 m², ma udział 1/100 — i w takiej części odpowiada za zobowiązania wspólnoty.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że wspólnota mieszkaniowa może posiadać własny majątek, odrębny od majątków poszczególnych właścicieli lokali. Majątek wspólnoty tworzą przede wszystkim środki z zaliczek na koszty zarządu i fundusz remontowy, jeżeli został utworzony uchwałą właścicieli, a także pożytki z nieruchomości wspólnej, np. przychody z najmu powierzchni reklamowej na elewacji.

Mała a duża wspólnota — granica trzech lokali

Do końca 2019 r. granicą odmiennych reżimów zarządzania było siedem lokali. Od 1 stycznia 2020 r., po nowelizacji, kluczowa jest liczba trzech lokali:

Mała wspólnota (nie więcej niż 3 lokale) — do zarządu nieruchomością wspólną stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności. Czynności zwykłego zarządu wymagają zgody większości współwłaścicieli liczonej według udziałów, a czynności przekraczające zwykły zarząd (np. nadbudowa, zmiana przeznaczenia części nieruchomości) — zgody wszystkich współwłaścicieli.
Duża wspólnota (więcej niż 3 lokale) — stosuje się przepisy ustawy o własności lokali. Decyzje przekraczające zakres zwykłego zarządu zapadają w formie uchwał podejmowanych większością głosów liczoną co do zasady według wielkości udziałów. Właściciele są obowiązani wybrać jednoosobowy lub kilkuosobowy zarząd, chyba że sposób zarządu powierzono zarządcy w trybie art. 18 ust. 1 u.w.l.

Rola dewelopera — zanim powstanie wspólnota

Dopóki nie wyodrębniono pierwszego lokalu, jedynym właścicielem budynku i gruntu jest deweloper lub inny inwestor, który ponosi koszty utrzymania nieruchomości. Sytuacja zmienia się z chwilą podpisania u notariusza pierwszej umowy przeniesienia własności lokalu na nabywcę. Od tego momentu istnieje wspólnota.

W praktyce deweloperzy zabezpieczają zarządzanie budynkiem na okres zasiedlania. W umowach ustanowienia odrębnej własności lokali zamieszczają postanowienia o powierzeniu zarządu wskazanej firmie (art. 18 ust. 1 u.w.l.). Nabywcy, podpisując taki akt, przystępują do określonego w nim sposobu zarządu, obejmującego zarządcę, któremu powierzono zarząd na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali. Nie jest to jednak stan nieodwracalny. Zmiana ustalonego w tym trybie sposobu zarządu wymaga uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ust. 2a u.w.l.), podjętej większością głosów liczoną według udziałów.

Procedura krok po kroku

Wybór zarządu (lub potwierdzenie sposobu zarządu). W dużej wspólnocie właściciele podejmują uchwałę o wyborze zarządu, jeżeli zarządu nie powierzono zarządcy w akcie notarialnym. Zarząd reprezentuje wspólnotę na zewnątrz i prowadzi jej sprawy.
Uzyskanie numerów REGON i NIP. Wspólnotę zgłasza się do rejestru REGON (formularz RG-OP) w terminie 14 dni od powstania, a do urzędu skarbowego składa się zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2. Do zgłoszeń warto przygotować wypis aktu notarialnego dokumentującego wyodrębnienie pierwszego lokalu oraz uchwałę o wyborze zarządu. Przy zakładaniu rachunku bankowego należy sprawdzić wymagania dokumentacyjne wybranego banku.
Założenie rachunku bankowego. Najlepiej z wydzielonym subkontem dla funduszu remontowego, jeżeli został utworzony uchwałą właścicieli. Bank wymaga zwykle potwierdzenia nadania NIP i REGON, dokumentu określającego sposób zarządu oraz danych osób uprawnionych do reprezentacji.
Przejęcie dokumentacji budynku. Inwestor, oddając obiekt do użytkowania, przekazuje właścicielowi (a więc docelowo wspólnocie) dokumentację budowy i dokumentację powykonawczą (art. 60 Prawa budowlanego). W skład przejmowanych dokumentów wchodzą w szczególności: projekt budowlany, dokumentacja powykonawcza z naniesionymi zmianami, książka obiektu budowlanego, protokoły odbiorów technicznych oraz decyzja o pozwoleniu na użytkowanie. Brak kompletnej dokumentacji utrudnia przeglądy i dochodzenie roszczeń z tytułu wad.
Przeglądy okresowe. Obiekty budowlane podlegają okresowym kontrolom stanu technicznego: co najmniej raz w roku, m.in. w zakresie instalacji gazowych i przewodów kominowych (w tym wentylacyjnych), oraz co najmniej raz na pięć lat w szerszym zakresie (art. 62 ust. 1 pkt 1 i 2 Prawa budowlanego). Nowy zarząd powinien niezwłocznie zweryfikować, czy terminy kontroli są dochowane.
Umowy z dostawcami mediów i obsługą techniczną. Dostawa wody, energii do części wspólnych, odprowadzanie ścieków, wywóz odpadów, konserwacja wind i domofonów — opóźnienia w tym zakresie zagrażają bieżącemu funkcjonowaniu budynku.
Ubezpieczenie nieruchomości wspólnej. Ubezpieczenie mienia oraz OC wspólnoty chroni przed skutkami zdarzeń takich jak zalania czy wypadki na terenie wspólnym.
Uchwała o zaliczkach. Właściciele ustalają wysokość zaliczek na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną (płatnych z góry do 10. dnia każdego miesiąca, art. 15 u.w.l.) oraz zasady zasilania funduszu remontowego, jeżeli został utworzony uchwałą właścicieli. Koszty rozkładają się na właścicieli stosownie do udziałów.

Praktyczna wskazówka: audyt techniczny przed upływem rękojmi

W nowym budynku można, niezależnie od obowiązkowych przeglądów, zlecić ocenę stanu technicznego części wspólnych. Wykryte wady można zgłaszać deweloperowi w ramach rękojmi, a roszczenia te są ograniczone ustawowymi terminami. Zwłoka może działać na niekorzyść wspólnoty. Dochodzenie przez wspólnotę roszczeń przysługujących właścicielom lokali wobec dewelopera z tytułu wad nieruchomości wspólnej wymaga uprzedniego przeniesienia tych roszczeń na wspólnotę w drodze cesji. Tę konstrukcję należy skonsultować z prawnikiem przed wystąpieniem na drogę sądową.

Pierwsze miesiące: jak uniknąć chaosu

Dyscyplina płatnicza od początku — jasno zakomunikowane terminy wnoszenia zaliczek, bieżący monitoring zaległości i uruchamianie wezwań bez zbędnej zwłoki.
Transparentność finansów — regularne informowanie właścicieli o stanie środków i planowanych wydatkach; dobrą praktyką są portale internetowe dla mieszkańców z podglądem sald i treści uchwał.
Formalizowanie decyzji właścicieli — decyzje, dla których ustawa albo przyjęty sposób zarządu wymaga uchwały właścicieli, powinny być podejmowane w odpowiedniej formie i dokumentowane w sposób pozwalający odtworzyć przebieg głosowania. Ogranicza to ryzyko sporów i ułatwia wykazanie prawidłowości działania wspólnoty.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Wspólnoty mieszkaniowej nie trzeba „zakładać" — powstaje sama, z mocy prawa. Cała sztuka polega na tym, by istniejący już podmiot szybko wyposażyć w narzędzia działania: zarząd, numery identyfikacyjne, rachunek bankowy, kompletną dokumentację budynku i pierwsze uchwały finansowe. Właściciele powinni też pamiętać, że zarządca wpisany do pierwszych aktów notarialnych nie jest dany raz na zawsze, a o kondycji finansowej wspólnoty decyduje dyscyplina zaliczek i przejrzystość rozliczeń od pierwszego miesiąca.

Czy założenie wspólnoty mieszkaniowej wymaga wizyty u notariusza?

Wyodrębnienie pierwszego lokalu i przeniesienie jego własności następuje w formie aktu notarialnego — i to właśnie to zdarzenie powoduje powstanie wspólnoty z mocy prawa. Sama wspólnota nie wymaga odrębnego „aktu założycielskiego"; późniejsze zgłoszenia do urzędów jedynie formalizują jej istnienie.

Jak uzyskać NIP i REGON dla nowej wspólnoty?

Wspólnotę zgłasza się do rejestru REGON na formularzu RG-OP w terminie 14 dni od powstania, a do urzędu skarbowego składa się zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2. Oba numery są niezbędne do założenia rachunku bankowego i rozliczeń z dostawcami.

Kto zarządza nowo powstałą wspólnotą?

W małej wspólnocie (nie więcej niż 3 lokale) właściciele decydują bezpośrednio, na zasadach współwłasności z Kodeksu cywilnego. W dużej wspólnocie właściciele wybierają uchwałą jedno- lub kilkuosobowy zarząd albo powierzają zarząd nieruchomością wspólną osobie fizycznej albo prawnej w umowie zawartej w formie aktu notarialnego (art. 18 ust. 1 u.w.l.).

Czy deweloper może narzucić wspólnocie swojego zarządcę?

Deweloperzy często zamieszczają w pierwszych aktach notarialnych postanowienia o powierzeniu zarządu wskazanej firmie i wiążą one kolejnych nabywców lokali. Wspólnota może jednak zmienić ten sposób zarządu uchwałą właścicieli zaprotokołowaną przez notariusza, podjętą większością głosów liczoną według udziałów (art. 18 ust. 2a u.w.l.).

Ile kosztuje uruchomienie wspólnoty mieszkaniowej?

Samo powstanie wspólnoty oraz nadanie NIP i REGON są bezpłatne. Koszty generują czynności notarialne (np. zaprotokołowanie uchwały o zmianie sposobu zarządu — według taksy notarialnej), prowadzenie rachunku bankowego oraz bieżąca obsługa administracyjna, której stawki zależą od rynku lokalnego i zakresu usług.

Podsumowanie

Wspólnota mieszkaniowa powstaje z mocy prawa i nie wymaga odrębnego aktu założycielskiego. Dla jej sprawnego działania kluczowe są szybkie ustalenie sposobu zarządu, uzyskanie numerów identyfikacyjnych, uruchomienie rachunku bankowego, przejęcie dokumentacji budynku oraz uporządkowanie pierwszych decyzji finansowych. Zarządcę wskazanego w pierwszych aktach notarialnych można zmienić w trybie przewidzianym w ustawie, a stabilność wspólnoty zależy od przejrzystych zasad finansowania i bieżącej komunikacji z właścicielami.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, m.in. art. 6, 15, 17, 18–20 — ISAP
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny, m.in. art. 331 oraz art. 195–221 (współwłasność) — ISAP
Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. — Prawo budowlane, m.in. art. 60 i 62 — ISAP

Nowa wspólnota, narzucony zarządca, wady budynku?

Zespół Czupajło Ciskowski & Partnerzy (CCKA) doradza wspólnotom mieszkaniowym, zarządcom i właścicielom lokali — od pierwszych uchwał po spory z deweloperami o wady części wspólnych.

Skontaktuj się z kancelarią, aby omówić swoją sytuację.