OBOWIĄZEK UDOSTĘPNIANIA DOKUMENTÓW DOT. SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ

Ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych (dalej: SpMieszkU) nakłada na członka zarządu spółdzielni mieszkaniowej (SM), jej pełnomocnika oraz likwidatora obowiązek udostępnienia członkowi spółdzielni mieszkaniowej odpisów oraz kopii dokumentów związanych z funkcjonowaniem SM. Niewydanie członkowi spółdzielni dokumentów wskazanych we wniosku jest wykroczeniem, a sam obowiązek ma charakter bezwzględnie obowiązujący i wymusza na władzach spółdzielni rzetelne i transparentne prowadzenie spraw SM.

Dokumenty podlegające udostępnieniu

 Zgodnie z art. 8¹ ust. 1 SpMieszkU członek spółdzielni mieszkaniowej ma prawo otrzymania:

• odpisu statutu;
• odpisu regulaminów;
• kopii uchwał organów spółdzielni;
• kopii protokołów obrad organów spółdzielni;
• kopii protokołów lustracji;
• kopii rocznych sprawozdań finansowych;
• kopii faktur i umów zawieranych przez spółdzielnię z osobami trzecimi.

Zgodnie z art. 8¹ ust. 3 SpMieszkU statut spółdzielni mieszkaniowej, regulaminy, uchwały i protokoły obrad organów spółdzielni, a także protokoły lustracji i roczne sprawozdanie finansowe powinny być udostępnione na stronie internetowej spółdzielni. W praktyce jednak SM często nie realizują tego obowiązku i nie publikują w sieci tych dokumentów. Wynika to z faktu, iż przywołana norma nie zawiera żadnej sankcji, którą SM mogłaby ponieść za niewykonanie ustawowego obowiązku (tzw. lex imperfecta). Niemniej, niezależnie od tego, czy SM zamieściła na stronie internetowej ww. dokumenty, członkowie zarządu, pełnomocnicy albo likwidatorzy spółdzielni na wniosek jej członka mają bezwzględny obowiązek wydania zainteresowanemu odpisów lub kopii dokumentów, o które ten się zwrócił, o ile mieszczą się one wśród katalogu dokumentów wymienionych na powyższej liście.

Odmowa wydania dokumentów i jej konsekwencje

Wedle przepisów koszty sporządzania odpisów i kopii dokumentów, z wyjątkiem statutu i regulaminów uchwalonych na podstawie statutu, pokrywa członek spółdzielni wnioskujący o ich otrzymanie. Pomimo tego w praktyce zdarza się, że uzyskanie przez członka SM niektórych dokumentów, w szczególności faktur i umów zawieranych przez spółdzielnię z osobami trzecimi, bywa na różne sposoby utrudniane.

Do najczęstszych sytuacji, w których członek spółdzielni zwracający się o wydanie faktury lub umowy zawartej przez SM napotyka przeszkody, należą:

• brak odpowiedzi na wniosek;
• wezwanie do uiszczenia rażąco wygórowanej opłaty za wydanie dokumentów;
• odmowa wydania dokumentów z powołaniem się na:
  • brak podstawy prawnej;
  • ochronę danych osobowych;
  • tajemnicę handlową;
  • postanowienia szczególne statutu SM lub regulaminu, które wyłączałyby obowiązek spółdzielni do przedstawienia wnioskowanych dokumentów;
  • rzekome zagubienie dokumentu.

Należy jednak podkreślić, iż żadna z ww. przyczyn powodująca brak uzyskania wnioskowanych dokumentów przez członka SM nie ma oparcia w przepisach. W związku z tym co do zasady odmowa wydania dokumentów na ich podstawie stanowić będzie naruszenie ustawowego obowiązku i wypełni znamiona wykroczenia z art. 27³ pkt. 1 SpMieszkU zagrożonego karą grzywny w wysokości do 5.000 zł.

Choć potencjalna kara grzywny grożąca za odmowę udostępnienia dokumentów nie jest bardzo wysoka, nie wolno zapominać, że uiszczenie ewentualnej grzywny nie uwalnia osoby zobowiązanej do wydania dokumentów od realizacji jej obowiązku. Wykroczenie nieudostępnienia dokumentów jest czynem trwałym bezskutkowym i do realizacji jego znamion dochodzi w każdym czasie istnienia stanu niezgodnego z prawem. Oznacza to, że w przypadku skazania danej osoby za nieudostępnienie dokumentów, jeżeli pomimo uprawomocnienia się wyroku osoba ta w dalszym ciągu nie realizuje ustawowego obowiązku, możliwe jest pociągnięcie jej do odpowiedzialności po raz kolejny (tym razem jednak za okres nieobjęty w opisie czynu przypisanego skazanemu w poprzednim wyroku skazującym). W efekcie osoba zobowiązana do wykonania ustawowego obowiązku wydania dokumentów nie ma możliwości skutecznego uchylenia się od niego poprzez zapłatę kary grzywny.

Należy również pamiętać, że choć nieudostępnienie członkowi SM dokumentów zagrożone jest jedynie karą grzywny, zgodnie z normą art. 38 Kodeksu wykroczeń, ukaranemu co najmniej dwukrotnie za podobne wykroczenia umyślne, który w ciągu dwóch lat od ostatniego ukarania popełnia ponownie podobne wykroczenie umyślne, można wymierzyć karę aresztu, choćby było zagrożone karą łagodniejszą. W efekcie konsekwentne uchylanie się od obowiązku udostępnienia członkowi SM dokumentów może doprowadzić do skazania osoby zobowiązanej na karę aresztu, którą sąd orzeka na okres od 5 do 30 dni.

Rzeczywiste powody odmowy wydania dokumentów

Powodów, dla których władze spółdzielni niechętnie okazują niektóre dokumenty ich członkom, może być wiele. Ujawnienie członkom SM szczegółowych warunków lub danych kontrahenta konkretnej umowy z różnych powodów mogłoby doprowadzić do ich krytycznej oceny i narazić danego członka zarządu lub cały zarząd na ewentualne dalsze konsekwencje z tym związane.

Mając na uwadze powyższe członkowie zarządu i pełnomocnicy spółdzielni powinni zawczasu mieć na uwadze opisany wyżej obowiązek ujawniania dokumentów opisanych na wstępie dokumentów i zawierać wyłącznie umowy na takich warunkach, których ujawnienie nie pozwoli na formułowanie wobec nich zarzutów o nadużycie uprawnień.

W praktyce organy ścigania stosunkowo niechętnie podejmują czynności wyjaśniające związane z opisywanym wykroczeniem, co stanowi swoistą zachętę dla SM do niewykonywania ustawowego obowiązku udostępniania dokumentów spółdzielni. Niemniej, zdeterminowany członek spółdzielni ma prawo po swojej stronie i przy dołożeniu należytej staranności powinien osiągnąć swój cel i uzyskać dokumenty, do których dostęp gwarantuje mu ustawa.

Warto pamiętać:

• norma art. 8¹ 1 SpMieszkU zawiera katalog dokumentów, które członek zarządu, pełnomocnik lub likwidator SM ma obowiązek wydać członkowi spółdzielni w odpisach lub kopiach na jego wniosek;
• brak odpowiedzi, żądanie rażąco wygórowanej opłaty lub odmowa wydania dokumentów z powołaniem się na podstawę nie mającą oparcia w przepisach stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny w wysokości do 5.000 zł;
• zapłata kary grzywny nie zwalnia z obowiązku wydania członkowi SM dokumentów, o które wnosił; dalsza odmowa może prowadzić do kolejnego ukarania a następnie nawet do wymierzenia kary aresztu;
• wśród dokumentów, do których otrzymania uprawniony jest każdy członek spółdzielni, są faktury i umowy zawarte przez spółdzielnię z osobami trzecimi. Należy o tym obowiązku pamiętać i zawierać wyłącznie umowy na takich warunkach, których ujawnienie nie pozwoli na formułowanie zarzutów o nadużycie uprawnień.