Audyt prawny firmy przed sprzedażą

Vendor due diligence, czyli audyt prawny sprzedającego: co sprawdzić i jak się przygotować

Najważniejsze w 30 sekund

Sprzedaż udziałów, akcji, przedsiębiorstwa albo wybranych aktywów to często jedna z najważniejszych transakcji biznesowych właściciela. Kupujący nie oprze się wyłącznie na zapewnieniach o dobrych wynikach. Przed zapłatą szczegółowo zbada spółkę, przedsiębiorstwo albo aktywa objęte transakcją, w tym strukturę właścicielską, umowy, prawa do marki i oprogramowania, sprawy pracownicze oraz spory. Audyt prawny przeprowadzony zawczasu na zlecenie sprzedającego pozwala przejść przez to badanie bez istotnych niespodzianek i bez utraty pozycji negocjacyjnej.

Planujesz sprzedaż udziałów lub przedsiębiorstwa? Omów z kancelarią zakres audytu przed rozpoczęciem rozmów z inwestorem.

Vendor due diligence: na czym polega i jak może wpłynąć na cenę

Audyt prawny firmy przed sprzedażą (vendor due diligence, VDD) to wieloobszarowa weryfikacja stanu prawnego prowadzona na zlecenie sprzedającego. Może dotyczyć sprzedaży udziałów lub akcji, sprzedaży przedsiębiorstwa albo sprzedaży wybranych aktywów. Różnica względem klasycznego due diligence jest prosta, ale istotna: klasyczne badanie inicjuje kupujący i to on jako pierwszy poznaje słabe punkty. Przy VDD kolejność się odwraca. Sprzedający wykrywa uchybienia wcześniej i może je usunąć albo przygotować rzetelne wyjaśnienia, zanim inwestor rozpocznie własną analizę.

Warto pamiętać, że zgodnie z art. 55¹ Kodeksu cywilnego przedsiębiorstwo to zorganizowany zespół składników niematerialnych i materialnych przeznaczony do prowadzenia działalności gospodarczej. W zależności od struktury transakcji kupujący może nabywać udziały albo akcje, przedsiębiorstwo albo wybrane aktywa. Każdy z tych wariantów wymaga odrębnej oceny skutków prawnych. Każda wykryta wada, na przykład brak ciągłości w łańcuchu praw autorskich do kluczowego oprogramowania albo wątpliwości co do struktury właścicielskiej udziałów, może przełożyć się na żądanie obniżenia ceny (purchase price adjustment, czyli korekta ceny sprzedaży), rozszerzenia odpowiedzialności sprzedającego w umowie sprzedaży (SPA) albo, w skrajnych przypadkach, na zerwanie rozmów.

Zakres VDD: kiedy warto przeprowadzić pełny audyt, a kiedy wystarczy ograniczony

Zakres audytu powinien odpowiadać skali biznesu, strukturze transakcji i profilowi nabywcy. Poniższe zestawienie porządkuje typowe sytuacje:

Obszar 1: struktura korporacyjna i historia udziałów

W spółce z o.o. punktem wyjścia są księga udziałów prowadzona przez zarząd (art. 188 § 1 KSH) i wpisy w Krajowym Rejestrze Sądowym. Po każdym wpisaniu zmiany do księgi zarząd składa sądowi rejestrowemu nową listę wspólników podpisaną przez wszystkich członków zarządu (art. 188 § 3 KSH). Rozbieżności między stanem faktycznym a rejestrowym mogą zatrzymać transakcję. Ustawa o KRS statuuje domniemanie prawdziwości wpisów (art. 17 ust. 1 ustawy o KRS), dlatego każda niezgodność wymaga wyjaśnienia i uporządkowania.

W praktyce badanie koncentruje się na trzech wątkach:

• Łańcuch nabycia udziałów albo akcji. Weryfikacji podlegają umowy sprzedaży, darowizny i objęcia udziałów albo akcji, najlepiej od zawiązania spółki. Zbycie udziałów w sp. z o.o. wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (art. 180 § 1 KSH). Uchybienie tej formie przy którejkolwiek historycznej transakcji może podważać skuteczność zbycia. W skrajnym scenariuszu okazuje się, że osoba przedstawiająca się jako sprzedający nie jest wspólnikiem i nie ma czego sprzedać.
• Uchwały organów spółki. Analizuje się uchwały o powołaniu członków zarządu, zatwierdzeniu sprawozdań finansowych na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników (art. 231 KSH) i udzieleniu absolutorium. Sprawdza się także, czy zwyczajne zgromadzenie wspólników odbyło się w terminie sześciu miesięcy po upływie roku obrotowego (art. 231 § 1 KSH) oraz czy sprawozdanie finansowe wraz z odpisem uchwały o jego zatwierdzeniu złożono w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia (art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości), w tym w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Zaległości rejestrowe mogą skutkować wszczęciem przez sąd rejestrowy postępowania przymuszającego (art. 24 ustawy o KRS), a dla inwestora są sygnałem nieładu korporacyjnego.

Zgody korporacyjne. Audytor sprawdza, czy czynności wymagające uchwały wspólników rzeczywiście ją uzyskały. Gdy zgody wymaga ustawa, czynność dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna. Zgoda może być wyrażona przed złożeniem oświadczenia przez spółkę albo po jego złożeniu, najpóźniej w terminie dwóch miesięcy od jego złożenia, a potwierdzenie ma moc wsteczną od chwili dokonania czynności (art. 17 § 1 i 2 KSH). Czynność dokonana bez zgody wymaganej wyłącznie umową spółki jest ważna, co nie wyklucza odpowiedzialności członków zarządu wobec spółki (art. 17 § 3 KSH). Odrębnie ocenia się rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej kapitał zakładowy: wymaga ono uchwały wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej, a art. 17 § 1 KSH nie stosuje się (art. 230 KSH), więc brak uchwały nie powoduje nieważności czynności na tej podstawie. Osobnym wątkiem jest pokrycie kapitału zakładowego. Przy wkładach niepieniężnych (aportach) bada się, czy ich wartość nie została znacznie zawyżona w stosunku do wartości zbywczej w dniu zawarcia umowy spółki. W takim wypadku wspólnik, który wniósł aport, oraz członkowie zarządu, którzy mimo wiedzy o zawyżeniu zgłosili spółkę do rejestru, odpowiadają solidarnie za wyrównanie brakującej wartości (art. 175 § 1 KSH). Od tego obowiązku nie mogą być zwolnieni (art. 175 § 2 KSH).

Obszar 2: umowy handlowe i klauzule change of control

Drugim filarem badania są kontrakty, przede wszystkim te, które generują istotną część przychodów i kosztów. Z perspektywy transakcji najważniejsze pytania to:

• Czy umowy zawierają klauzule change of control, czyli prawo kontrahenta do wypowiedzenia umowy albo żądania zgody w razie zmiany kontroli nad spółką? Taka klauzula w kluczowym kontrakcie oznacza, że kupujący może stracić głównego klienta w dniu zamknięcia transakcji. Może wtedy odpowiednio obniżyć cenę albo zażądać wcześniejszego uzyskania zgód.
• Jak ukształtowano kary umowne i odpowiedzialność? Brak limitów odpowiedzialności lub jednostronne, nieograniczone kary umowne to typowe istotne ryzyka, które kupujący uwzględnia w rezerwach i zabezpieczeniach.
• Okresy wypowiedzenia i wyłączność. Bardzo długie, jednostronne okresy wypowiedzenia albo szerokie klauzule wyłączności ograniczają elastyczność biznesu po przejęciu. Bywają też przedmiotem renegocjacji przed transakcją.

Obszar 3: własność intelektualna i dane osobowe

W spółkach technologicznych i e-commerce to często obszar decydujący o wycenie. Umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych) i obejmuje tylko pola eksploatacji wyraźnie w niej wymienione (art. 41 ust. 2). W praktyce oznacza to konieczność zbadania umów z programistami, grafikami i innymi twórcami. Wobec współpracowników B2B i innych twórców spoza stosunku pracy potrzebna jest pisemna umowa o przeniesienie praw z wymienionymi polami eksploatacji. W przypadku pracowników pracodawca, jeżeli ustawa lub umowa o pracę nie stanowi inaczej, nabywa autorskie prawa majątkowe z chwilą przyjęcia utworu, w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron (art. 12 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Prawa majątkowe do programu komputerowego stworzonego przez pracownika w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy przysługują pracodawcy, o ile umowa nie stanowi inaczej (art. 74 ust. 3). Ustne ustalenia albo lakoniczne zapisy „przenoszę wszystkie prawa” nie wystarczą wobec twórców spoza stosunku pracy.

Równolegle weryfikuje się rejestry Urzędu Patentowego RP i EUIPO, status znaków towarowych, wzorów przemysłowych i ewentualnych sporów o prawa wyłączne, a także zgodność z RODO. Obejmuje to rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO), umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO), podstawy prawne przetwarzania i obsługę incydentów. Kary administracyjne zależą od rodzaju naruszenia. Za naruszenie obowiązków administratora i podmiotu przetwarzającego, w tym dotyczących umów powierzenia i rejestru czynności, mogą sięgać 10 mln euro albo 2% całkowitego rocznego światowego obrotu (art. 83 ust. 4 RODO), a za naruszenie podstawowych zasad przetwarzania, w tym podstaw prawnych, oraz praw osób, których dane dotyczą – 20 mln euro albo 4% (art. 83 ust. 5 RODO). W obu przypadkach stosuje się kwotę wyższą. Dlatego inwestorzy traktują ten obszar poważnie.

Obszar 4: sprawy pracownicze

Badanie HR koncentruje się na strukturze zatrudnienia i jej odporności na kontrolę. Istotnym ryzykiem jest przekwalifikowanie współpracy B2B lub umów cywilnoprawnych na stosunek pracy. Dotyczy to osób, które wykonują pracę pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez zatrudniającego (art. 22 § 1 Kodeksu pracy). Zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę umowy (art. 22 § 1¹ KP), a zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu tych warunków jest niedopuszczalne (art. 22 § 1² KP). Od 8 lipca 2026 r. właściwy organ PIP może ponadto w drodze decyzji stwierdzić istnienie stosunku pracy, gdy zawarto umowę cywilnoprawną w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, a zatrudniający nie wykonał wcześniej polecenia usunięcia naruszeń (art. 11 ust. 1 pkt 7a ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy). Skutkiem mogą być zaległe składki na ubezpieczenia społeczne z odsetkami za lata wstecz, co bezpośrednio pomniejsza wartość transakcyjną przedsiębiorstwa. Audyt obejmuje też kompletność akt osobowych, rozliczenie nadgodzin i urlopów oraz zakazy konkurencji kluczowego personelu.

Co zrobić z wynikami audytu? Od raportu do transakcji

Sam raport to dopiero połowa pracy. Wykryte nieprawidłowości rzadko przekreślają transakcję. Częściej wyznaczają plan działań na okres przed rozmowami z inwestorem:

• Kategoryzacja ryzyk. Podział ustaleń na krytyczne, mogące zablokować sprzedaż, istotne, wpływające na cenę, oraz drobne, formalne i łatwe do usunięcia.
• Uporządkowanie stanu prawnego (clean-up). Uzupełnienie brakujących uchwał i podpisów, uporządkowanie dokumentacji korporacyjnej i rejestrowej, zawarcie brakujących umów przenoszących prawa autorskie oraz renegocjacja najbardziej ryzykownych klauzul.
• Strategia komunikacji. Dla ryzyk nieusuwalnych należy przygotować rzetelne wyjaśnienia i propozycje rozwiązań w SPA, w tym oświadczenia i zapewnienia, mechanizmy odpowiedzialności oraz ewentualne ukształtowanie ceny. Inwestorzy lepiej reagują na transparentnie opisane ryzyko niż na „idealny” stan prawny, który budzi wątpliwości.

Podręczna checklista przed udostępnieniem dokumentów inwestorowi

Największe ryzyko: nieujawnione nieprawidłowości

Ukrywanie toczących się sporów, zaległości podatkowych czy niejasnych praw do marki może prowadzić do utraty transakcji. Takie kwestie często wychodzą na jaw w badaniu kupującego. Wtedy mogą skutkować zerwaniem rozmów albo znacznym pogorszeniem warunków. Poważny jest także scenariusz po zamknięciu transakcji. Nieprawdziwe oświadczenia i zapewnienia złożone w SPA mogą otwierać kupującemu drogę do roszczeń wobec sprzedającego. Zasada jest więc prosta: wszystko, co istotne, powinno być zidentyfikowane i świadomie zaadresowane, najlepiej na warunkach proponowanych przez sprzedającego, a nie narzucanych przez kupującego.

Podsumowanie

Audyt prawny przed sprzedażą to inwestycja w pozycję negocjacyjną. Sprzedający, który zna stan prawny spółki, przedsiębiorstwa albo aktywów lepiej niż doradcy kupującego, nie tylko reaguje na zarzuty, lecz także wyznacza ramy rozmowy. Najlepszy moment na rozpoczęcie badania to okres kilku miesięcy przed poszukiwaniem inwestora. Jest to wystarczająco wcześnie, aby usunąć wiele wad formalnych, i wystarczająco blisko transakcji, aby raport pozostał aktualny.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czym różni się vendor due diligence od zwykłego due diligence?

Klasyczne due diligence zleca kupujący, aby zweryfikować stan spółki, przedsiębiorstwa albo aktywów przed transakcją. Vendor due diligence zleca sam sprzedający przed rozpoczęciem rozmów z inwestorem. Dzięki temu to sprzedający jako pierwszy poznaje słabe punkty i może je usunąć albo przygotować wyjaśnienia, zanim zrobi to doradca drugiej strony.

Kiedy najlepiej rozpocząć audyt prawny przed sprzedażą firmy?

Na kilka miesięcy przed rozpoczęciem poszukiwania inwestora, a najpóźniej przed podpisaniem listu intencyjnego (LOI). Usunięcie części wad, w tym uzupełnienie uchwał, zawarcie umów przenoszących prawa autorskie oraz uporządkowanie dokumentacji rejestrowej, wymaga czasu i współdziałania osób trzecich.

Jakie wady prawne najczęściej obniżają cenę sprzedaży firmy?

Przerwany łańcuch nabycia udziałów albo akcji, na przykład umowa zbycia udziałów bez podpisów notarialnie poświadczonych, brak skutecznego przeniesienia autorskich praw majątkowych do kluczowego oprogramowania lub marki, klauzule change of control w istotnych kontraktach oraz ryzyko przekwalifikowania współpracy B2B na stosunek pracy.

Czy wykryte w audycie nieprawidłowości przekreślają transakcję?

Zwykle nie. Wiele uchybień formalnych można usunąć przed badaniem inwestora, a ryzyka nieusuwalne zaadresować w umowie sprzedaży. Służą temu oświadczenia i zapewnienia, mechanizmy odpowiedzialności sprzedającego lub odpowiednie ukształtowanie ceny.

Jakie dokumenty przygotować do audytu prawnego?

Umowę spółki i jej zmiany, księgę udziałów z umowami nabycia, uchwały organów, aktualny odpis z KRS, sprawozdania finansowe, kluczowe umowy handlowe, umowy z twórcami i pracownikami, dokumentację RODO oraz zestawienie sporów i zaległości. Kompletny zestaw może usprawnić badanie i ograniczyć jego koszt.

Podstawa prawna i źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r., Kodeks cywilny, art. 55¹ KC, ISAP
• Ustawa z dnia 15 września 2000 r., Kodeks spółek handlowych, m.in. art. 17, 175, 180, 230, 231, ISAP
• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, m.in. art. 17 i 24 — ISAP
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, art. 69 ust. 1 — ISAP
• Ustawa z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe, art. 313 i 316–317 – ISAP
• Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, m.in. art. 12, 41, 53 i 74 — ISAP
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy, art. 22 — ISAP
• Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, art. 11 ust. 1 pkt 7a
• Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), m.in. art. 28 i 83 — EUR-Lex

Planujesz sprzedaż firmy? Poznaj jej stan prawny, zanim zrobi to kupujący

Zespół Czupajło Ciskowski & Partnerzy (CCKA) prowadzi audyty prawne przedsiębiorstw, przygotowuje spółki do transakcji oraz wspiera negocjacje umów sprzedaży udziałów, akcji, przedsiębiorstw i aktywów.

Skontaktuj się z kancelarią, aby omówić swoją transakcję.