Nieprawidłowa reprezentacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Zasady reprezentacji każdej spółki zostały szczegółowo określone w kodeksie spółek handlowych, w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością rola ta została powierzona zarządowi, w skład którego mogą wchodzić zarówno wspólnicy, jak i osoby spoza ich grona. Zgodnie z art. 205 KSH, jeżeli zarząd spółki jest wieloosobowy to sposób reprezentacji określa umowa spółki, natomiast jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, to do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

Działanie przez spółkę w sposób sprzeczny z zasadami określonymi w kodeksie spółek handlowych rodzi dla niej zagrożenie niewywołania żadnych skutków. Nieprawidłowa reprezentacja może polegać na działaniu w imieniu spółki osoby w ogóle do tego nieumocowanej (tzw. „fałszywy organ”) lub na przekroczeniu zakresu umocowania organu.

Nieprawidłowa reprezentacja wywołuje dla spółki daleko idące konsekwencje w szczególności, gdy błąd został przeoczony przez obie strony umowy a doszło już do jej częściowego wykonania. Czy spółka w takim przypadku może uniknąć negatywnych konsekwencji?

Potwierdzenie wadliwie zawartej umowy

Przez wiele lat, zarówno w orzecznictwie jak i literaturze toczył się spór co do tego jakie skutki wywołuje czynność prawna dokonana z naruszeniem zasad reprezentacji. Wytworzyły się dwa poglądy, według pierwszego czynność taka jest bezwzględnie nieważna inni natomiast opowiadali się za teorią według której czynność taka wywołuje skutek bezskuteczności zawieszonej i możliwe jest jej następcze potwierdzenie.

Spór w pewien sposób został rozstrzygnięty poprzez nowelizację art. 39 KC, która weszła w życie 1 marca 2019 r., zgodnie z tym przepisem w przypadku, gdy zawierający umowę jako organ osoby prawnej nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę prawną, w której imieniu umowa została zawarta.

Ustawodawca na skutek powyższej nowelizacji wprowadził rozwiązanie w stosunku do osób działających jako organ bez odpowiedniego umocowania albo z przekroczeniem jego zakresu analogiczne jak funkcjonujące w stosunku do „fałszywych pełnomocników” osób fizycznych. Zamierzeniem wprowadzenia bezskuteczności zawieszonej było zapewnienie odpowiedniej ochrony zarówno osobie prawnej, którą reprezentował wadliwy organ jak i drugiej strony czynności prawnej.

Potwierdzenie czynności prawnej dokonanej z naruszeniem zasad reprezentacji powinno zostać dokonane zgodnie z zasadami reprezentacji spółki, które obowiązują na moment dokonania potwierdzenia. Może ono zostać dokonane w zasadzie w dowolnej formie niemniej jednak, jeżeli do ważności czynności prawnej wymagana jest forma szczególna, to potwierdzenie powinno być dokonane w tej samej formie. W orzecznictwie wskazuje się, że potwierdzenie może nastąpić nawet w sposób dorozumiany, a więc chociażby poprzez zawarcie przez strony aneksu do umowy. Prawidłowo dokonane potwierdzenie uchyla stan bezskuteczności zawieszonej, a jej skutki aktualizują się w sferze prawnej obu stron.

Termin potwierdzenia

Art. 39 KC nie określa żadnego terminu, w którym spółka może dokonać potwierdzenia wadliwej czynności prawnej. § 2 wspomnianego artykułu przyznaje jednak drugiej stronie umowy prawo do wyznaczenia spółce terminu do jej potwierdzenia. Termin ten powinien być odpowiedni, co oznacza, że stosownie do okoliczności konkretnej sprawy, obejmuje on czas potrzebny do podjęcia decyzji przez organy osoby prawnej, wyrażenia przez nich woli w zakresie potwierdzenia oraz przekazania informacji drugiej stronie czynności prawnej. W tym terminie spółka może zarówno potwierdzić umowę, jak i odmówić jej potwierdzenia albo dopuścić do upływu terminu do jej potwierdzenia. Upływ terminu wyznaczonego do potwierdzenia wadliwej czynności prawnej skutkuje wygaśnięciem uprawnienia potwierdzenia, a druga strona staje się wolna.

Brak potwierdzenia

W przypadku gdy spółka nie dokona potwierdzenia wadliwej czynności prawnej to zgodnie z art. 39 § 3 KC, ten kto zawarł umowę jako organ osoby prawnej, obowiązany jest do zwrotu tego co otrzymał od drugiej strony w wykonaniu umowy oraz do naprawienia szkody, którą poniosła druga strona przez to, że zawarła umowę nie wiedząc o braku umocowania lub o przekroczeniu jego zakresu. Drugiej stronie przysługuje więc roszczenie o zwrot nienależnego świadczenia oraz roszczenie o naprawienie szkody.

Podkreślić jednak należy, że spółka nie będzie zobowiązana do ww. świadczeń na rzecz drugiej strony w przypadku, gdy wadliwa umowa była nieważna już w chwili jej zawarcia z innych powodów, np. niezachowania formy zastrzeżonej pod rygorem nieważności czy sprzeczności z ustawą lub zasadami współżycia społecznego.

Roszczenie o zwrot nienależnego świadczenia obejmuje wszystko to co osoba, która dokonała czynności prawnej jako organ osoby prawnej otrzymała od drugiej strony w jej wykonaniu. Warto podkreślić, że w tym zakresie nie znajdzie zastosowania art. 409 KC, zgodnie z którym obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa, jeżeli ten, kto korzyść uzyskał, zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony. Roszczenie o naprawienie szkody przysługuje natomiast drugiej stronie jedynie, gdy zawarła umowę z rzekomym organem działającym w imieniu osoby prawnej, nie wiedząc o braku umocowania lub przekroczeniu jego zakresu. Roszczenie odszkodowawcze obejmuje naprawienie szkody powstałej w majątku drugiej strony w związku z zawarciem umowy w granicach negatywnego interesu umowy

Warto jednak podkreślić, że w orzecznictwie spotyka się rozstrzygnięcia, zgodnie z którymi powyższa regulacja nie ma zastosowania do sytuacji w której nienależyta reprezentacja spółki dotyczyła umowy zawartej z członkiem zarządu. W takim przypadku umowa obarczona jest sankcją bezwzględnej nieważności. Należy mieć jednak nadzieję, że wkrótce dojdzie również w tym zakresie do ujednolicenia orzecznictwa i spółka będzie mogła potwierdzić ważność także takiej umowy.