Odpowiedzialności zarządu, zarządcy lub administratora z tytułu zaniechania windykacji we wspólnotach mieszkaniowych i spółdzielniach.

I. Obowiązek dbania o sprawy finansowe wspólnoty.

Obowiązek terminowego uiszczania zaliczek na koszty utrzymania nieruchomości wspólnej stanowi jeden z fundamentalnych elementów funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych oraz spółdzielni.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali właściciel lokalu zobowiązany jest do ponoszenia kosztów związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej. Niedochowanie tego obowiązku prowadzi do powstania zaległości finansowych, które obciążają całą wspólnotę, wpływając negatywnie na jej płynność finansową oraz zdolność do realizacji ustawowych obowiązków w zakresie utrzymania nieruchomości w należytym stanie.

Na wspólnocie mieszkaniowej, a w szczególności na jej organach, ciąży obowiązek zapewnienia prawidłowego funkcjonowania wspólnoty, w tym zabezpieczenia jej interesów finansowych. Art. 21 ust. 1 ustawy o własności lokali jednoznacznie stanowi, że zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej oraz ją reprezentuje, co obejmuje nie tylko czynności faktyczne i organizacyjne, ale także podejmowanie czynności prawnych i procesowych, w tym decyzji o dochodzeniu należności od właścicieli lokali posiadających dług wobec wspólnoty mieszkaniowej. Jak trafnie zauważa doktryna, „kierowanie sprawami wspólnoty” oznacza podejmowanie wszelkich niezbędnych czynności mających na celu ochronę interesów wspólnoty, w tym nadzór na tym, aby wspólnota otrzymywała należne jej środki

II. Obowiązek windykacji.

Właściciel, który nie uiszcza należnych zaliczek, staje się dłużnikiem wspólnoty. W takiej sytuacji zarząd, zarządca lub administrator ma nie tylko prawo, ale obowiązek wszczęcia działań windykacyjnych. Zaniechanie windykacji prowadzi do:

• przerzucenia ciężaru finansowego na pozostałych właścicieli,
• ryzyka zadłużenia wspólnoty,
• zagrożenia dla płynności finansowej,
• ryzyka przedawnienia roszczeń.

W takim przypadku zarząd wspólnoty lub zarządca nie tylko posiada uprawnienie do dochodzenia należności, lecz jest do tego zobowiązany. Obowiązek dochodzenia należności przez zarządcę lub administratora wynika zarówno z przepisów ustawy o własności lokali, jak i może wynikać z umów o zarządzanie nieruchomością, które co do zasady wprost przewidują konieczność podejmowania działań windykacyjnych, w tym występowania na drogę sądową przeciwko dłużnikom. Ponadto, relacja prawna łącząca wspólnotę z zarządcą ma charakter zobowiązaniowy i znajduje oparcie w przepisach Kodeksu cywilnego, w szczególności w art. 471 k.c., ustanawiającym odpowiedzialność odszkodowawczą za nienależyte wykonanie zobowiązania.
Praktyka zarządcza oraz umowy o zarządzanie nieruchomością zwykle przewidują wyraźny obowiązek podejmowania działań windykacyjnych, w tym kierowania spraw na drogę sądową. Relacja ta ma charakter zobowiązaniowy (art. 750 k.c.), a za jej nienależyte wykonanie zarządca odpowiada na podstawie art. 471 k.c.

III. Odpowiedzialność za zaniechanie windykacji.

Zarządca, jako podmiot zobowiązany do starannego działania, ponosi odpowiedzialność za skutki zaniechania windykacji, w tym w szczególności za doprowadzenie do przedawnienia roszczeń wspólnoty wobec dłużników. Jeżeli brak podjęcia odpowiednich działań windykacyjnych skutkuje powstaniem szkody majątkowej po stronie wspólnoty, zarządca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej.

Analogiczne zasady odpowiedzialności odnoszą się do członków zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Jak podkreśla się w doktrynie, fakt, iż szkoda powstała w wyniku nieprawidłowego wykonywania obowiązków przez zarząd lub zarządcę, otwiera wspólnocie drogę do dochodzenia roszczeń regresowych wobec podmiotu sprawującego zarząd. Oznacza to, że członkowie zarządu lub zarządca mogą ponosić odpowiedzialność finansową wobec wspólnoty za szkody wynikłe z zawinionego zaniechania działań windykacyjnych, w tym także w ramach posiadanej polisy odpowiedzialności cywilnej.

W konsekwencji należy uznać, że zaniechanie windykacji należności we wspólnotach mieszkaniowych stanowi naruszenie podstawowych obowiązków zarządu, zarządcy lub administratora. Zaniechanie to może prowadzić do powstania odpowiedzialności odszkodowawczej.

Analogiczne zasady odpowiedzialności odnoszą się do spółdzielni mieszkaniowych. Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych zarząd nieruchomościami wspólnymi wykonywany jest przez spółdzielnię jak zarząd powierzony w rozumieniu ustawy o własności lokali, co oznacza, że na zarządzie spółdzielni spoczywa obowiązek podejmowania działań służących ochronie interesów finansowych spółdzielni. Obejmuje to w szczególności dochodzenie należności od właścicieli lokali. Zaniechanie działań windykacyjnych, w tym brak decyzji o skierowaniu sprawy na drogę sądową, może stanowić nienależyte wykonywanie obowiązków zarządczych. Powierzenie obsługi prawnej lub windykacyjnej podmiotom zewnętrznym nie zwalnia zarządu z odpowiedzialności za podjęcie decyzji oraz nadzór nad prowadzonymi czynnościami. W razie powstania szkody po stronie spółdzielni, w szczególności wskutek przedawnienia roszczeń, zarząd może ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą na zasadach ogólnych prawa cywilnego.
Podsumowując, zarząd, zarządca i administrator są podmiotami ponoszącymi realną odpowiedzialność za finanse wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni. Brak reakcji na narastające zaległości, zaniechanie windykacji czy dopuszczenie do przedawnienia należności stanowią naruszenie podstawowych obowiązków, które może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą.

Powierzenie obsługi prawnej lub windykacyjnej podmiotom zewnętrznym nie zwalnia z odpowiedzialności — decyzja o dochodzeniu roszczeń oraz nadzór nad tym procesem zawsze pozostają po stronie zarządu. W praktyce oznacza to jedno: skuteczna windykacja jest obowiązkiem, a bierność organów zarządzających może rodzić poważne konsekwencje prawne i finansowe.