E-doręczenia: rewolucja w korespondencji z urzędami i sądami | Ekspres Prawny

Kto i od kiedy ma obowiązek posiadania skrzynki w e-Doręczeniach

Już od 1 stycznia 2025 roku niektóre podmioty są zobowiązane do założenia i posiadania skrzynki elektronicznej w ramach e-Doręczeń (nie jest to adres e-mail).

Ściśle ujmując, od tej daty obowiązek taki mają:

• przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG
• przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS.

przy czym obowiązek ten jest ukształtowany następująco:

•  od 1 stycznia 2025 roku – jeśli przedsiębiorca rejestruje działalność w KRS lub CEIDG od tego dnia (bez skrzynki e-Doręczeń nie jest możliwa rejestracja w KRS lub CEIDG);
• od 1 kwietnia 2025 roku – przedsiębiorcy, którzy są już wpisani do KRS, czyli zostali zarejestrowani w KRS przed 1 stycznia 2025 r.
• od 1 lipca 2025 r- przedsiębiorcy wpisani do CEIDG, jeżeli do 30 czerwca 2025 roku dokonują zmian we wpisie w CEIDG
• od 1 października 2026 roku – wszyscy pozostali przedsiębiorcy wpisani do CEIDG.

Poza firmami, adres do e-Doręczeń już teraz mogą, ale nie muszą, mieć inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, na przykład fundacje i stowarzyszenia.

Obowiązkowo z e-Doręczeń muszą korzystać także przedstawiciele niektórych zawodów zaufania publicznego (wykonujący zawód: adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi i notariusze) niezależnie od tego, kiedy zarejestrowali swoją zawodową działalność i w jakiej formie.

Organy administracji publicznej, urzędy centralne (w tym ZUS i KRUS) i jednostki samorządu terytorialnego także muszą utworzyć skrzynki w ramach e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 roku.

Natomiast, dopiero od 1 października 2029 roku wszystkie pozostałe podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy, komornicy i prokuratura będą musiały założyć skrzynki w ramach e-Doręczeń oraz prowadzić korespondencję urzędową poprzez e-Doręczenia.

Skutki wpisu do Bazy Adresów Elektronicznych

Zakładając adres do e-Doręczeń dla firmy, tym samym wskazuje się ten adres jako adres do korespondencji urzędowej, system automatycznie wówczas wpisuje adres do e-Doręczeń do CEIDG oraz bazy adresów elektronicznych (BAE). W przypadku KRS należałoby uaktualnić te dane samodzielnie.

Wpisanie adresu do e-Doręczeń do BAE oznacza, że urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję firmie wyłącznie elektronicznie (ściśle: wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres).

Aktywny adres do e-Doręczeń jest ujawniany we wpisie przedsiębiorcy do rejestru – odpowiednio CEIDG albo KRS.Wpis do BAE nie wyłącza jednak możliwości kierowania przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego pism w postaci papierowej (chyba że zastrzega to przepis szczególny).Wpis do BAE stanowi czynność materialno-techniczną, a więc w sprawie nie jest wydawany żaden akt administracyjny, np. decyzja.

Wyszukiwanie adresów e-Doręczeń

Aby odnaleźć wpis do rejestru przedsiębiorców, skorzystać można z wyszukiwarki firm na Biznes.gov.pl
Poniżej przykładowy wpis przedsiębiorcy do CEIDG ze wskazaniem adresu do e-Doręczeń:

Jak założyć skrzynkę e-Doręczenia

Aby założyć adres do e-Doręczeń, należy skorzystać z e-usługi dostępnej na platformie Biznes.gov.pl (https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0073#2).

Jakie są konsekwencje niezałożenia skrzynki do e-Doręczeń w terminie

Obecnie nie ma przewidzianych bezpośrednich sankcji finansowych za brak skrzynki do e-Doręczeń. Jednak organ może zgłosić brak zgodności z wymogami prawnymi, co w szczególnych przypadkach może skutkować postępowaniem administracyjnym.

Podmioty zobowiązane, które nie posiadają skrzynki do e-Doręczeń, nie będą mogły wprowadzić zmian do KRS, co uniemożliwi aktualizację danych czy zgłaszanie nowych informacji.