PRZEBIEG COROCZNEGO ZEBRANIA WE WSPÓLNOCIE MIESZKANIOWEJ

Kontynuując tematykę corocznych zebrań właścicieli we wspólnocie mieszkaniowej, tym razem chciałbym przedstawić praktyczne aspekty związane z samym ich przebiegiem. Doświadczenie pokazuje, że wiele istotnych pytań związanych z takimi kwestiami jak sposób liczenia głosów czy uprawnienia przewodniczącego zebrania, pojawia się dopiero w jego trakcie i rozstrzygane są spontanicznie bez właściwej weryfikacji. Chcąc uchronić wspólnoty mieszkaniowe przed negatywnymi konsekwencjami nieprawidłowości w czasie zebrania właścicieli, poniżej przedstawię kilka praktycznych wskazówek. Być może pozwolą one usprawnić przebieg zebrań, które nierzadko bywają burzliwe i budzą niepotrzebne konflikty pomiędzy mieszkańcami.

Ten artykuł stanowi kontynuację wątku związanego z zebraniami właścicieli we wspólnocie mieszkaniowej. W poprzednim artykule poruszałem kwestię organizacji i zwoływania tego typu zebrań. Wszystkich zainteresowanych zapraszam do jego lektury.

Kto może wziąć udział w zebraniu właścicieli lokali wspólnoty mieszkaniowej?

Kwestię przebiegu zebrania właścicieli warto rozpocząć od tego, kto w ogóle może uczestniczyć w takim zebraniu. Wobec nazwy zebrania właścicieli sprawa może wydawać się oczywista, lecz z moich dotychczasowych doświadczeń wynika, że obecność określonych osób na zebraniu może rodzić kontrowersje i utrudniać jego przebieg jeszcze przed formalnym rozpoczęciem.

Podstawowa zasada brzmi tak, że uprawnieni do udziału w zabraniu właścicieli są wszyscy aktualni właściciele i współwłaściciele lokali (wyodrębnionych i niewyodrębnionych) danej wspólnoty mieszkaniowej. To oni bowiem mają prawo oddawania głosów i nie ma prawnej możliwości odmówienia im wstępu na zebranie właścicieli. W tym miejscu warto zauważyć, iż niezależnie od kwestii związanych ze sposobem oddawania głosów przez współwłaścicieli (np. obowiązek powołania pełnomocnika w trybie art. 23 ust. 2b WłokU), każdy z nich ma prawo być obecny na zebraniu, nawet jeśli głos nie jest oddawany bezpośrednio przez niego.

Pewne kontrowersje powstają wobec zmian właścicielskich mających miejsce w czasie zbliżonym do planowanego zebrania właścicieli lokali. W przypadku „wtórnego” nabycia wcześniej wyodrębnionego lokalu nie ma wątpliwości, iż uprawniony do udziału i głosowania na zebraniu jest nowy właściciel, nawet jeśli jego uprawnienie nie zostało ujawnione jeszcze w księdze wieczystej (gdyż wpis wówczas ma znaczenie wyłącznie deklaratoryjne). W tym przypadku istotna jest data sporządzenia aktu notarialnego.

Większy problem powstaje jednak w sytuacji, gdy nabywany lokal ma zostać dopiero formalnie wyodrębniony (pierwsze nabycie lokalu), gdyż wtedy wpis prawa własności do księgi wieczystej ma charakter konstytutywny. Oznacza to, że pierwszy nabywca nowego lokalu staje się właścicielem lokalu dopiero po dokonaniu wpisu w księdze wieczystej.

W tym zakresie interesujący pogląd wyrażony został w wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 2 października 2007 r. (sygn. akt I ACA 756/07), zgodnie z którym w takim przypadku wpis prawa własności ma działanie wsteczne tj. od czas złożenia wniosku do sądu wieczystoksięgowego. Dla wspólnot mieszkaniowych oznacza to, że również w sytuacji pierwszego nabycia nowo wyodrębnionego lokalu, to nowy właściciel (pomimo braku wpisu w księdze wieczystej) powinien móc realizować uprawnienia pełnoprawnego właściciela, gdyż nabędzie je po uzyskaniu wpisu do księgi wieczystej (który będzie miał moc wsteczną).

Właściciele lub współwłaściciele lokali mogą realizować swoje uprawnienia na zebraniu również przez ustanowionych pełnomocników. Co ważne z punktu widzenia poruszonego zagadnienia, obecność pełnomocnika na zebraniu nie wyklucza osobistej obecności właściciela lub współwłaściciela. Jedynie na marginesie wskazuję, iż pełnomocnictwo do udziału i głosowania w zebraniu właścicieli zasadniczo nie wymaga szczególnej formy. Niemniej ze względów dowodowych (w potencjalnym sporze) zalecam udzielanie go na piśmie i dołączenie do listy obecności. Pamiętać jednak należy, że istnieją sytuacje, gdy z uwagi na przedmiot zebrania, wymagane może być sporządzenie pełnomocnictwa w formie szczególnej lub o określonej treści (np. art. 23 ust. 2b WłLokU).

Brak ustawowych zasad przeprowadzenia zebrania właścicieli

Dalsze informacje warto poprzedzić uwagą natury ogólnej. Mianowicie, ustawa o własności lokalu nie przewiduje przepisów dotyczących przebiegu zebrania właścicieli lokali, w tym np. powoływania przewodniczącego, jego uprawnień itp. Wobec braku uregulowań w tym zakresie praktyka sięga do rozwiązań zwyczajowych lub też zaczerpniętych z innych dziedzin prawa np. zgromadzeń wspólników lub akcjonariuszy w spółkach handlowych. W dalszej części artykułu przedstawione zostaną właśnie takie zwyczajowe rozwiązania, często spotykane w praktyce funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych i wynikające z ich specyficznego charakteru.

Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie zasad przeprowadzania zebrań drogą uchwał właścicieli. Mogą one przybrać postać zarówno różnego rodzaju „regulaminów zebrania” (mających zastosowanie ogólne), jak i uchwał podejmowanych ah hoc na potrzeby konkretnego zebrania (jako tzw. „uchwała organizacyjna”). Takie rozwiązanie z pewnością pozwala uchronić wspólnotę przed problemami organizacyjnymi mającymi miejsce w czasie zebrania, jak również potencjalnymi sporami prawnymi związanymi z kwestionowaniem ich przebiegu przez poszczególnych uczestników.

Przewodniczący zebrania – rola i uprawnienia

Zwyczajem wszelkiego rodzaju sformalizowanych zebrań jest powołanie przewodniczącego, który ma pełnić funkcję „gospodarza” spotkania. Wybór właściwej osoby, która będzie trzymała pieczę nad przebiegiem spotkania jest kluczowe dla jego sprawności i często również – prawnej prawidłowości.

Wybór przewodniczącego powinien nastąpić możliwie najwcześniej, tak aby od samego początku zebrania czuwał on nad jego przebiegiem i organizował jego prace. W związku z nadrzędną funkcją zebrania właścicieli nad pozostałymi organami wspólnoty mieszkaniowych, przyjmuje się, że przewodniczącym powinna być osoba spoza zarządu wspólnoty mieszkaniowej (aby zachować pełen obiektywizm). Niestety, niejednokrotnie zdarza się, że poszczególni właściciele lokali nie mają odpowiedniego przygotowania, umiejętności lub po prostu chęci, aby taką funkcję pełnić. W takich przypadkach warto rozważyć powołanie na przewodniczącego osoby trzeciej (pełnomocnika), którego obowiązkiem będzie bezstronne prowadzenie zebrania.

Do zwyczajowych obowiązków i uprawnień przewodniczącego należy w szczególności:

• otwieranie i zamykanie zebrania właścicieli;

• sporządzenie listy obecności na zebraniu;

• moderowanie dyskusji na temat poszczególnych projektów uchwał;

• udzielanie i odbieranie głosu poszczególnych osobom;

• realizacja uchwalonego porządku obrad;

• zarządzanie głosowania nad poszczególnymi uchwałami;

• pilnowanie porządku na sali obrad.

Powyższy katalog potwierdza, że brak precyzyjnej regulacji uprawnień przewodniczącego w uchwale wspólnoty (np. „regulaminie zebrania”) może prowadzić do sporów w jego trakcie. W oparciu o zwyczaj nie jest możliwe bowiem precyzyjne określenie granic kompetencji przewodniczącego, co chociażby w przypadku moderowania dyskusji nad uchwałą, może skutkować wątpliwościami nawet co do jej skutecznego podjęcia (np. w przypadku nieuzasadnionego odebrania głosu właścicielowi lokalu).

Głosowanie – komisja skrutacyjna

Równie istotnym punktem zebrania właścicieli lokali jest podjęcie decyzji co do tego, jak technicznie przebiegać będzie głosowanie. Nie trzeba wyjaśniać, iż jest to niezwykle ważna kwestia wpływająca w sposób bezpośredni na ważność uchwał podejmowanych przez właścicieli lokali. Niedociągnięcia organizacyjne w tej sferze mogą skutkować próbami podważania ważności uchwał przez właścicieli niezadowolonych z wyniku głosowania.

Z uwagi wagę technicznej strony przeprowadzania głosowania częstym rozwiązaniem jest powołanie komisji skrutacyjnej, której zadaniem będzie przeprowadzenie głosowania, a także zebranie i obliczenie głosów. W ten sposób zapewniona może być wzajemna kontrola nad prawidłowością głosowania, sprawowana przez poszczególne grupy mieszkańców. Niemniej jednak, zastrzec należy w tym miejscu, że nie ma jakichkolwiek przeszkód formalnych, aby zadania te wykonywał przewodniczący zebrania czy też osoba protokołująca jego przebieg (o czym niżej).

Głosowania jawne i tajne

W pierwszej kolejności wskazać należy, iż ustawa o własności lokali nie wprowadza podziału głosowań nad uchwałami właścicieli lokali na jawne i tajne (które znane są innym podobnym organizacjom). Wobec tego, w praktyce utarła się zasada, że generalnie głosowania właścicieli są jawne (tzn. głos oddawany jest do publicznej wiadomości). Tym samym tajność głosowania musi wynikać z regulacji szczególnych lub zostać wprowadzona uchwałą właścicieli (podjętą ad hoc lub w „regulaminie zebrania” np. co do głosowań nad sprawami osobowymi).

W przypadku głosowania tajnego pamiętać należy, że właścicielom należy stworzyć odpowiednie warunki do „tajnego” oddania głosu tj. zapewnić, aby o sposobie głosowania danego właściciela nie dowiedzieli się pozostali uczestnicy zebrania. Najprostszym rozwiązaniem jest przygotowanie osobnych kart do głosowania, na których wskazana zostanie wielkość udziału w nieruchomości wspólnej (jeżeli głosy liczone są tradycyjnie wg wielkości udziału). W przypadku liczniejszych wspólnot rozważyć warto nawet przygotowanie urn i zasłon (na wzór wyborów powszechnych).

Protokół z zebrania właścicieli

Przepisy ogólne regulujące funkcjonowanie wspólnot mieszkaniowych pomijają kwestię protokołowania zebrań właścicieli lokali (za wyjątkiem uchwał, które dla swej ważności muszą być zaprotokołowane przez notariusza lub podjęte w innej formie szczególnej). Teoretycznie zatem, zebrania właścicieli nie muszą być protokołowane, chyba że co innego wynika z uchwał organizacyjnych danej wspólnoty np. „regulaminu zebrania”.

Niemniej jednak, z przyczyn natury praktycznej i dla bezpieczeństwa prawnego wspólnot mieszkaniowych zaleca się pisemne protokołowanie zebrań właścicieli wspólnot mieszkaniowych (na wzór innych wieloosobowych organów znanych prawu). Idąc krok dalej, warto wymagać również od organu zarządzającego wspólnotą mieszkaniową prowadzenia tzw. księgi protokołów, w których zamieszczane będą wszystkie protokoły zebrań właścicieli (wraz z uchwałami). W ten sposób wspólnota mieszkaniowa w prosty sposób będzie mogła wykazać jak przebiegało dane zebranie i jaki był jego efekt (np. na potrzeby postępowania sądowego, czy przed organami administracji).

Sporządzenie protokołu zebrania właścicieli zwyczajowo powierza się protokolantowi wybranemu w początkowej fazie zebrania. Wobec obowiązku po stronie zarządu co do wcześniejszego przygotowania porządku obrad, projekt protokołu zebrania również może zostać przygotowany wcześniej – z miejscem na uzupełnienie wyników głosowania. W takim przypadku pamiętać należy, iż ostateczna treść protokołu z zebrania powinna zawierać również inne, nieprzewidziane wcześniej informacje (takie jak uchwały nieobjęte porządkiem obrad, wnioski oraz oświadczenia członków wspólnoty złożone w czasie zebrania).

Integralną częścią protokołu powinna być lista obecności (sporządzona na początku zebrania) oraz karty do głosowania nad każdą z uchwał (jeżeli głosowanie odbywa się poprzez złożenie podpisu na karcie do głosowani). Ze względów praktycznych warto dodatkowo wyodrębnić treść poszczególnych uchwał podjętych na zebraniu właścicieli (np. jako kolejne załączniki do protokołu). Dzięki temu, w przypadku gdy wspólnota będzie potrzebowała przedstawić treść danej uchwały osobie trzeciej, być może uniknie konieczności przedstawiania całego protokołu z zebrania.

Na zakończenie warto podkreślić, że brak ustawowej regulacji przebiegu zebrań we wspólnocie mieszkaniowej może być powodem sporów w czasie ich przeprowadzania i niepotrzebnych konfliktów pomiędzy mieszkańcami. Z drugiej strony, dzięki temu wspólnota mieszkaniowa ma dość dużą swobodę w samodzielnym kształtowaniu tych zasad, w zależności od liczebności wspólnoty i wzajemnego zaufania właścicieli. Osobiście jestem zwolennikiem wprowadzania we wspólnotach mieszkaniowych wszelkiego rodzaju „regulaminów zebrań” tak, aby w czasie ich przeprowadzania właściciele mogli skupić swoją uwagę na kwestiach istotnych dla ich funkcjonowania, a nie tracić energię na sygnalizowane wyżej problemy organizacyjne.