Jak skutecznie prowadzić windykację we wspólnotach mieszkaniowych?

Problem braku regulowania należności związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej należy do powszechnych, aż do tego stopnia, że trudno znaleźć wspólnotę mieszkaniową, w której problem ten nie występuje. Rodzi to frustrację po stronie mieszkańców nieruchomości, którzy regularnie płacą należności niejako „składając się” na wybranych mieszkańców, a dodatkowo jest to spory problem dla zarządców nieruchomości.

Pomimo powszechności problemu, są wspólnoty mieszkaniowe, które zupełnie nie radzą sobie z egzekwowaniem dyscypliny finansowej wśród mieszkańców, ale są również takie, które dyscyplinę finansową egzekwują na najwyższym poziomie. W tym artykule podzielimy się garścią praktycznych wskazówek, w jaki sposób polepszyć sytuację finansową wspólnot, które borykają się z dłużnikami.

Monitorowanie sytuacji, zbieranie danych i szybkie reagowanie.

Poważne zadłużenie mieszkańców nie pojawia się z dnia na dzień. Często trwa to kilka miesięcy, a w skrajnych przypadkach narastanie zadłużenia mierzyć można w latach. Dlatego już po pojawieniu się pierwszego nawet niewielkiego zadłużenia warto wystosować monit, a przy jego bezskuteczności, przedsądowe wezwanie do zapłaty. Dla wielu mieszkańców otrzymanie sygnału, że sprawa nie pozostanie bez reakcji jest wystarczającym impulsem, żeby spłacić należności.

W przypadku, w którym zarówno monity jak i wezwanie do zapłaty nie przyniosły należnego skutku, zasadnym jest sprawne otwarcie postępowania sądowego. Po pierwsze, w praktyce obserwuje się dłużników, którzy spłacają należności dopiero po otrzymanie pozwu, a po wtóre- zabezpieczy to roszczenia przed przedawnieniem. W przypadku dłużników z poważniejszymi problemami finansowymi szybkie otrzymanie tytułu wykonawczego zwiększa szanse na to, że dłużnik będzie miał jeszcze majątek, z którego można się zaspokoić.

Aby wnieść skuteczny oraz szybko procedowany pozew, powód powinien mieć przede wszystkim przygotowane dane zadłużonego mieszkania. Szczególnym problemem jest to, że wielu dłużników nie zamieszkuje w lokalach składających się na wspólnotę. Wówczas brak prowadzenia aktualnej ewidencji z adresami do doręczeń powoduje koniczność wykonywania doręczeń komorniczych, jeśli pozew nie został odebrany, co wydłuża postępowanie o wiele miesięcy. Obok tego warto mieć bazę numerów PESEL na poczet wniesienia pozwu w elektronicznym postępowaniu upominawczych, o czym w dalszej części.

Korzystanie z nowoczesnych rozwiązań.

W naszej praktyce, odsetek dłużników, którzy wchodzą w aktywny spór sądowy, jest niewielki, z tego też względu idealnym rozwiązaniem jest dochodzenie roszczeń w elektronicznym postępowaniu upominawczym (tzw. „EPU”). Znając adres zamieszkania dłużnika oraz numer PESEL, a także przygotowując nie budzący jakichkolwiek wątpliwości pozew, można otrzymać nakaz zapłaty przeciwko dłużnikowi nawet w kilkanaście dni. Dla przytłaczającej większości dłużników jest to wystarczający sygnał, że sprawy zaszły daleko, skutkujący tym, że spłacają oni swoje zadłużenie.

Oprócz znaczącej szybkości warto zaznaczyć, że korzystanie z EPU znacząco zmniejsza koszty windykacji. W szczególności wspólnota mieszkaniowa -w miejsce pełnej opłaty sądowej – ponosi jedynie jej czwartą cześć (czyli faktycznie 1,25% wartości dochodzonego roszczenia). Dodatkowo prawomocny nakaz zapłaty uprawnia również wspólnotę do otrzymania zwrotu kosztów procesu.

Większość wspólnot ceni sobie szybkie reagowanie na zadłużenia, idące w parze z współpracą z kancelarią, która rozumie dokładną istotę problemu. W efekcie, stosowanie nowoczesnych rozwiązań, stanowi narzędzie dla radykalnego poprawienia się sytuacji finansowej wspólnoty mieszkaniowe.

Świadomość przedawnienia.

Trzeba koniecznie pamiętać, że roszczenie wspólnoty mieszkaniowej w stosunku do mieszkańca o zapłatę kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej przedawnia się na analogicznych zasadach, jak w przypadku innych roszczeń majątkowych. Optymalnym jest niedopuszczenie do powstania dużego zadłużenia, ale jeśli już powstało, koniecznie trzeba podjąć działania przed terminem przedawnienia się roszczeń.

Wspomniane roszczenia – jako że płatne są comiesięcznie – mają status świadczeń powtarzających się, a co za tym idzie, przedawniają się co do zasady z upływem trzech lat od nastania daty ich wymagalności. Jakkolwiek zachodzi tutaj jedna szczególna regulacja, wszak koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 KC). Powyższe oznacza, że jeśli roszczenie stało się wymagalne przykładowo 10 stycznia 2021 r., to o tę miesięczną płatność będzie można wnieść pozew aż do 31 grudnia 2024 r., a zatem dłużej niż „podstawowe” 3 lata.

Jeśli roszczenie się przedawni, dłużnik bez żadnej dodatkowej argumentacji będzie mógł odmówić zapłaty przedawnionego roszczenia, dlatego też kluczowym jest, aby nie dopuszczać do takich sytuacji.

Regulowanie skomplikowanych stanów prawnych.

Bardzo częstym problemem jest nieuregulowany stan prawny lokalu, który następuje najczęściej przez śmierć właściciela lub jednego ze współwłaścicieli. Wówczas, jeśli spadkobiercy nie dopełnią formalności, we wspólnotach mieszkaniowych powstaje poważny problem, gdyż nie wiadomo, od kogo można dochodzić należności za utrzymanie lokalu należącego wcześniej do zmarłego.

Rzeczą, o której się zapomina, jest fakt, że jeśli potencjalni spadkobiercy są bierni, wierzyciel – w tym także wspólnota mieszkaniowa – ma prawo do złożenia wniosku o stwierdzenie nabycia spadku przez sąd. Wówczas to sąd z urzędu ustala krąg spadkobierców i dąży do tego, żeby spadek został objęty, a co za tym idzie, rozwiązuje kwestie tego, od kogo dochodzić należności.

Wspólnoty mieszkaniowe częstokroć nie korzystają z tych rozwiązań, zapominając, że należności nieopłacone przed śmiercią właściciela i te powstałe po jego śmierci również się przedawniają. Dlatego też ważne jest złożenie takiego wniosku jak najszybciej, aby zminimalizować ryzyko przedawniania.

A co się dzieje, jeśli termin przedawnienia roszczeń się zbliża? Niestety, wniosek o stwierdzenie nabycia spadku nie przerywa biegu terminu przedawnienia. Jednakże również na ten specyficzny problem jest rozwiązanie w postaci wniosku o ustanowienie kuratora spadku, tj. podmiotu, który będzie zarządzał majątkiem spadkowym do czasu odnalezienia się spadkobierców. Zarządca powinien płacić należności z majątku spadkowego, a jeśli tego nie czyni, może zostać pozwany. Co szczególnie istotne, złożenie wniosku o ustanowienie kuratora spadku przerywa bieg terminu przedawnienia.

Cierpliwość.

Zdecydowana większość dłużników potrzebuje jedynie niewielkiej motywacji, czy to monitu, czy też wezwania do zapłaty; sporadycznie potrzebny jest nakaz zapłaty wydanym chociażby w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Jednakże jest szczególna i niewielka kategoria dłużników, którzy pomimo oczywistego obowiązku zapłaty, będą – najczęściej nieskutecznie – uchylać się do samego końca.

Dłużnicy tego „typu” będą skarżyć każde możliwe orzeczenie i składać wszelkie wnioski w procesie, tylko po to, aby wydłużyć czas potrzebny do wydania wyroku. Należy mieć świadomość tego, że słusznie przyznane prawa często są nadużywane i, niestety, zdarza się, że, nawet przy najlepiej prowadzonych sprawach, trzeba się uzbroić w cierpliwość. W takich przypadkach należy pamiętać, że roszczenia dochodzone sądowo nie przedawnią się w trakcie procesu, a dłużnika, który przedłuża proces, czeka niemiła niespodzianka w postaci bardzo wysokich odsetek.

Zabezpieczenie.

Nawet najlepszy, najbardziej korzystny, wyrok to jeszcze nie pieniądze na rachunku wspólnoty, dlatego trzeba mieć świadomość oraz przygotować się na to, że jeśli dłużnik nie zapłaci sam, konieczne będzie zaangażowanie komornika i rozpoczęcie postępowania egzekucyjnego.

Zdarzają się ekstremalne przypadki, w których wspólnoty mieszkaniowe kierują do egzekucji wyrok obejmujący wieloletnie zadłużenie wraz z pokaźnymi odsetkami, tylko po to, żeby dowiedzieć się, że egzekucja jest bezskuteczna z uwagi na brak majątku po stronie dłużnika. Takich sytuacji można – a nawet trzeba – unikać i w tym celu odnaleźć można szereg przydatnych instytucji.

W obrocie prawnym istnieją dwa bardzo dobre rozwiązania w tego typu sytuacjach. Po pierwsze, jeśli wspólnota powzięła informację na temat złego stanu finansowego dłużnika, może – jeszcze nawet przed wniesieniem pozwu lub też w samym pozwie – wnieść o udzielenie przez sąd zabezpieczenia roszczenia, czy to poprzez zajęcie rachunków bankowych i „zablokowanie” środków do czasu rozpoznania sporu, czy też poprzez wpis hipoteki przymusowej na nieruchomości dłużnika, co niemal gwarantuje pewność tego, że uzyskanie zasądzonych kwot będzie możliwe.

Uprawdopodobnienie tego, że dłużnik może być niewypłacalny, jest jednak w praktyce bardzo trudne, gdyż trudno posiąść wiedzę na temat spraw majątkowych dłużników będących członkami wspólnoty. W takich sytuacjach zastosować można rozwiązanie, o którym często się zapomina. Mianowicie podstawą wpisu hipoteki przymusowej może być także nieprawomocny nakaz zapłaty. Przy sprawnie wniesionym pozwie i równie sprawnie wydanym nakazie zapłaty, można szybko uzyskać zabezpieczenie roszczenia, które za jakiś czas może okazać się decydujące w sprawie.

Podsumowanie i współpraca.

Niezależnie od wszystkich wyżej udzielonych wskazówek, prowadzenie gospodarki finansowej oraz wprowadzenie odpowiedzialnej i skutecznej dyscypliny finansowej zaczyna się od zarządów/zarządców nieruchomości i administratorów. Jeżeli dłużnicy nie poczują, że ktoś interesuje się ich zadłużeniem i mogą unikać zapłaty bez konsekwencji, gospodarka finansowa wspólnoty mieszkaniowej mocno na tym ucierpi. Dlatego tak ważnym jest, aby monitorować sytuację i regularnie podejmować opisane powyżej działania.

Dążąc do poprawy dyscypliny finansowej we wspólnocie mieszkaniowej, zasadnym jest nawiązanie współpracy z doświadczoną kancelarią, która rozumie specyfikę postępowań z udziałem wspólnot mieszkaniowych, dlatego też serdecznie zachęcamy do kontaktu zarządców oraz administratorów.