Jak skutecznie zabezpieczyć umowę najmu powierzchni komercyjnej?

Zawarcie umowy najmu lokalu użytkowego, takiego jak biuro czy lokal handlowo-usługowy, wiąże się z wieloma ryzykami – zarówno po stronie wynajmującego, jak i najemcy. W odróżnieniu od najmu lokali mieszkalnych, umowy najmu komercyjnego nie podlegają rygorom ustawy o ochronie praw lokatorów, która określa szereg praw i obowiązków stron, co oznacza, że odpowiednie zabezpieczenie interesów stron umowy najmu komercyjnego zależy w dużej mierze od precyzyjnego ukształtowania jej treści.

Poniżej omawiamy najkorzystniejsze i najczęściej stosowane rozwiązania lub mechanizmy, które pozwalają zminimalizować ryzyko sporów i zapewnić realną egzekwowalność postanowień umowy najmu.

1. Kaucja – najpowszechniejsza forma zabezpieczenia wynajmującego

Kaucja zabezpieczająca to najczęściej stosowany mechanizm ochrony interesów wynajmującego. Najemca wpłaca określoną sumę pieniężną (zazwyczaj równowartość od dwóch do nawet sześciu miesięcznych czynszów i opłat eksploatacyjnych), która ma charakter zwrotny, o ile nie wystąpią zaległości lub szkody.

Rozliczenie kaucji następuje najczęściej w drodze potrącenia, zgodnie z art. 498 i n. k.c. – wynajmujący składa jednostronne oświadczenie o potrąceniu wzajemnych wierzytelności, tj. przysługujących mu roszczeń (np. zaległego czynszu, odszkodowania za zniszczenia lokalu) z kwotą zwracaną najemcy. Warto jednak jasno uregulować tę kwestię w treści umowy, aby uniknąć sporu co do podstaw i zakresu potrącenia.

Rekomendacje praktyczne:

• Należy szczegółowo opisać w umowie zasady rozliczania kaucji, w tym upoważnienie wynajmującego do dokonania potrącenia swoich roszczeń z kwoty kaucji, a także terminy jej ewentualnego zwrotu i sposób przekazania pozostałej kwoty.
• Wysokość kaucji powinna być adekwatna do ryzyka i wartości przedmiotu najmu, a przy większych inwestycjach rozważyć należy kaucję w wysokości nawet sześciomiesięcznych kosztów.

Warto pamiętać, że kaucja daje możliwość szybkiego zaspokojenia roszczeń wynajmującego. W przypadku zadłużenia najemcy lub spowodowania szkody ponad kwotę z kaucji, wynajmujący powinien skorzystać z innych zabezpieczeń lub ewentualnie skierować sprawę na drogę sądową. Nierzadkie są również sytuacje, kiedy wynajmujący w nieuzasadniony sposób „zatrzymuje” kaucję, wówczas najemca mam możliwość wystąpienia do sądu w celu jej odzyskania.

2. Gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa – ochrona bez procesu

Jednym z najskuteczniejszych – choć dość sformalizowanych – form zabezpieczenia jest gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa. Mechanizm ten, a w zasadzie instrument bankowy lub ubezpieczeniowy stanowi jednostronne zobowiązanie gwaranta (banku lub zakładu ubezpieczeń) do zapłaty wynajmującemu oznaczonej kwoty pieniężnej na pierwsze żądanie – bez konieczności wykazywania naruszenia umowy przez najemcę lub powstania szkody.

Wartość gwarancji ustalana jest zazwyczaj na takim poziomie jak kaucja. W praktyce często kaucję i gwarancję stosuje się zamiennie. Z perspektywy najemcy korzystne jest to, że w przypadku gwarancji nie dochodzi do „zamrożenia” gotówki na czas trwania całego okresu najmu. Z drugiej strony niezbędne jest poniesienia kosztów wystawienia przedmiotowej gwarancji.

Kluczowe cechy dobrze skonstruowanej gwarancji:

• bezwarunkowość – gwarant wypłaca środki niezależnie od okoliczności, bez badania stosunku najmu (abstrakcyjny charakter);
• nieodwołalność – gwarancja nie może zostać jednostronnie cofnięta przez gwaranta,
• płatność „na pierwsze żądanie” – bez potrzeby uprzedniego postępowania sądowego, wystarczające jest zgłoszenie żądania w formie określonej w treści gwarancji;
• oznaczenie maksymalnej kwoty odpowiedzialności;
• termin ważności gwarancji – dla swej skuteczności żądanie zapłaty z gwarancji musi być zgłoszone w okresie obowiązywania gwarancji;
• przenaszalność – możliwość scedowania uprawnień z gwarancji np. na nowego właściciela nieruchomości.

Rekomendacje praktyczne:

• Gwarancja powinna być wystawiona na rzecz konkretnego podmiotu (np. właściciela nieruchomości lub operatora powierzchni)
• Należy zweryfikować wiarygodność wystawcy oraz zgodność treści gwarancji z postanowieniami umowy najmu,
• Gwarancja w swojej treści powinna zawierać sformułowania „na pierwsze żądanie”, „nieodwołalna”,
• Należy pamiętać o odpowiednim dostosowaniu okresu obowiązywania gwarancji do okresu najmu.
• Gwarancje tego typu są powszechnie stosowane w przypadku dużych powierzchni najmu i długoterminowych umów, a także w najmie powierzchni biurowych oraz w galeriach handlowych. Pozwalają one zredukować ryzyko braku płatności w warunkach upadłości lub niewypłacalności najemcy, przy jednoczesnym uniknięciu długotrwałych i kosztownych sporów sądowych. W sytuacji, kiedy z jakiś względów bank lub ubezpieczyciel odmówią dokonania wypłaty z gwarancji, wówczas możliwe jest skierowanie roszczeń przeciwko tym instytucjom na drogę postępowania sądowego.

3. Klauzula 777 k.p.c. – tytuł egzekucyjny bez procesu

Zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 i 5 KPC (tzw. „trzy siódemki”), dłużnik może złożyć w formie aktu notarialnego jednostronne oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji określonego świadczenia. To wyjątkowo skuteczne zabezpieczenie roszczeń wynajmującego, pozwalające na egzekucję bez konieczności prowadzenia czasochłonnego procesu sądowego.

Dwa główne zastosowania klauzuli z art. 777 § 1 pkt 4 i 5 KPC w umowach najmu dot. egzekucji:

1. świadczeń pieniężnych – np. czynszu, opłat eksploatacyjnych, kar umownych, etc.
2. obowiązku opuszczenia lokalu po zakończeniu najmu – najemca deklaruje gotowość do wydania lokalu w określonym terminie.

Warunki oświadczenia, które powinny zostać zweryfikowane przy dostarczeniu takiego oświadczenia przez najemcę:

• oświadczenie musi być sporządzone w formie aktu notarialnego (względnie niskie koszty sporządzenia dokumentu);
• oświadczenie musi zawierać:oznaczenie stosunku prawnego (np. umowy najmu z dnia…), precyzyjne określenie świadczenia (kwota należności, obowiązek opróżnienia lokalu), warunki uzyskania klauzuli wykonalności i wszczęcia egzekucji (np. zaległość przekraczająca 14 dni, rozwiązanie umowy najmu), termin, do którego najpóźniej może nastąpić realizacja świadczenia,
• oświadczenie musi być podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentacji najemcy (w tym z uwzględnieniem zasad reprezentacji spółek).

Przebieg egzekucji:

Po spełnieniu warunków przewidzianych w oświadczeniu, wynajmujący składa wniosek o nadanie mu klauzuli wykonalności. Postępowanie klauzulowe jest bardzo sformalizowane, co do zasady sąd nie bada roszczeń pod kątem merytorycznym, a jednie w zakresie spełnienia wymogów i zdarzeń określonych w oświadczeniu o poddaniu się egzekucji. Dlatego ważne jest zadbanie o precyzyjne określenie treści przedmiotowego oświadczenia, tak żeby nie było wątpliwości w zakresie wykazania zdarzenia warunkującego nadanie klauzuli przez sąd. Postępowanie klauzulowe, zgodnie z przepisami powinna trwać kilka dni, w praktyce jest dłużej, ale i tak względnie szybko, ponieważ zazwyczaj trwa od ok. 3 do 6 tygodni. Z takim tytułem wynajmujący może natychmiast skierować sprawę do komornika do egzekucji, omijając wielomiesięczne lub nawet kilkuletnie postępowanie cywilne.

O czym warto pamiętać w praktyce:

Wielu wynajmujących przyjmuje od najemców oświadczenia niekompletne lub wadliwie sformułowane. Najczęstsze błędy to:

• brak określenia świadczenia w sposób pozwalający na jego identyfikację (np. „zaległości czynszowe” bez wskazania kwoty),
• brak powiązania z konkretną umową najmu,
• brak terminu wykonania zobowiązania.

Z tego względu, biorąc pod uwagę charakter zabezpieczenia, w celu zapewnienia możliwości szybkiego skorzystania z oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, warto zwrócić się do profesjonalisty o przygotowanie odpowiedniej treści oświadczenia. Trzeba bowiem mieć na względzie, że w przypadku odmowy nadania klauzuli wykonalności przez sąd (np. z uwagi na kwestie formalne), postępowanie odwoławcze wstrzymuje dalsze działania na kilka miesięcy.

4. Poręczenie osoby trzeciej – osobista odpowiedzialność / gwarancja spółki matki

Zabezpieczenia w postaci poręczenia cywilnoprawnego (art. 876 i n. k.c.) lub gwarancji spółki matki mogą stanowić dodatkową gwarancję wykonania zobowiązań przez najemcę, szczególnie gdy jest on podmiotem o nieustabilizowanej sytuacji finansowej (np. startup, nowo powstała spółka celowa).
Poręczycielem może być członek zarządu spółki, inny podmiot powiązany kapitałowo albo osoba fizyczna.

W praktyce dość często można spotkać się z gwarancją spółki matki, która polega na zobowiązaniu się jednostki dominującej do wykonania świadczeń najemcy w razie jego niewypłacalności. Taka gwarancja może przybrać formę umowa o świadczenie przez osobę trzecią lub poręczenia.

Istotne jest, że takie formy zabezpieczenia nie gwarantują szybkiego zaspokojenia roszczeń wynajmującego, ponieważ kreują one jedynie zobowiązanie poręczyciela / gwaranta. W przypadku odmowy spełnienia świadczenia przez poręczyciela / gwaranta, niezbędne będzie skierowanie roszczeń na drogę postępowania sądowego.

5. Weksel – rzadziej stosowany, lecz skuteczny

Weksel własny in blanco, wręczany przez najemcę, może zabezpieczać płatność należności wynikających z umowy najmu. Choć w praktyce jest coraz rzadziej stosowany, przepisy procedury umożliwiają uzyskanie na podstawie weksla nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym bez dowodzenia roszczenia, w stosunkowo szybkim czasie.

O czym należy pamiętać w praktyce:

• konieczne jest porozumienie wekslowe,
• należy zabezpieczyć się przed zarzutami formalnymi (np. nieprawidłowe wypełnienie),
• weksel nie chroni przed niewypłacalnością najemcy – wymaga dalszego dochodzenia roszczeń.

W przypadku odmowy spełnienia świadczenia przez podmiot zobowiązany z weksla, niezbędne będzie skierowanie roszczeń na drogę postępowania sądowego.

6. Kary umowne – środek dyscyplinujący, nie egzekucyjny

Kary umowne to najczęściej wykorzystywane zabezpieczenie w odniesieniu do zobowiązań niepieniężnych (np. bezumowne korzystanie z lokalu, niedozwolonej zmiany wystroju lokalu, niedopuszczenia do inspekcji, braku zwrotu lokalu w terminie, nieprzestrzeganie regulaminu budynku, nieprzedstawienie polisy ubezpieczeniowej, etc.).

Warto pamiętać, że zastrzeżenie kary nie zapewnia realnej egzekucji świadczenia – dopiero w przypadku naruszenia obowiązku umownego powstaje roszczenie, które musi zostać udowodnione i dochodzone na drodze postępowania sądowego. Zatem w razie odmowy zapłaty kary przez zobowiązanego, strona uprawniona musi wytoczyć powództwo, udowodnić fakt naruszenia obowiązku oraz wysokość zastrzeżonej kary, a następnie uzyskać prawomocne orzeczenie.

Względnie można zaspokoić roszczenie z tytułu kary umownej w ramach innej formy zabezpieczenia (kaucji, gwarancji, w ramach egzekucji na podstawie art. 777 KPC). Dlatego warto łączyć stosowanie kar umownych i instrumentów egzekucyjnych, np. zabezpieczenia roszczenia o karę poprzez oświadczenie z art. 777 KPC lub gwarancję bankową (np. gwarancja może obejmować także kary umowne, jeśli zostaną one w niej przewidziane).

Zalecenia dla skuteczności kary umownej:

• wskazanie podstawy obowiązku oraz jego naruszenia,
• określenie wysokości kary lub zasad jej obliczenia (np. określona stawka za każdy dzień opóźnienia),
• zastrzeżenie prawa do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej.

Podsumowanie:

Zawarcie dobrze zabezpieczonej umowy najmu powierzchni komercyjnej wymaga nie tylko znajomości przepisów prawa, ale również rozeznania w ryzykach charakterystycznych dla tego typu stosunku cywilnoprawnego. Jeżeli chodzi o zabezpieczenie ryzyk finansowo-prawnych, to warto zadbać o:

• precyzję postanowień umownych i przyjętych form zabezpieczenia;
• dostosowanie formy zabezpieczeń do specyfiki umowy i ryzyka działalności najemcy;
• w razie konieczności – połączenie różnych form zabezpieczenia.

Zarówno dla wynajmującego, jak i najemcy, kluczowa jest analiza umowy z udziałem profesjonalnego pełnomocnika. To inwestycja, która może uchronić przed długotrwałym sporem oraz różnego rodzaju komplikacjami, które mogą pojawić się w trakcie obowiązywania umowy najmu, której okres najmu w warunkach komercyjnych zazwyczaj liczony jest w latach.