Udostępnianie danych członkom wspólnoty mieszkaniowej

Prawo dostępu do informacji dotyczących zarządzania wspólnotą mieszkaniową wywodzone jest z treści art. 29 ust. 3 Ustawy o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994 r. (Dz.U. Nr 85, poz. 388, t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1048), dalej także: UWL lub Ustawa, która mówi: Prawo kontroli działalności zarządu służy każdemu właścicielowi lokalu.

Za tą lakoniczną treścią przepisu kryje się jednak istotny instrument indywidualnej kontroli przyznany członkom wspólnoty mieszkaniowej, którego wykonywanie nierzadko budzi kontrowersje na linii (każdy) właściciel lokalu – zarząd oraz administrator. Niniejszy artykuł służy przybliżeniu zasad realizacji oraz granic korzystania z uprawnienia kontrolnego.

ZAKRES DANYCH PODLEGAJĄCYCH UDOSTĘPNIENIU

Szerokie rozumienie treści art. 29 ust. 3 UWL pozwoliło na ustalenie generalnej zasady jawności działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej wobec jej członków, a tym samym – możliwie najszerszego prawa kontroli prawidłowości wypełniania obowiązków przez zarząd. Niewątpliwie w jego zakres wchodzi możliwość kontroli racjonalności czynionych wydatków, co wydaje się być kluczowe dla osób, które poprzez comiesięczne wpłaty (zaliczki) finansują koszty zarządzania wspólną nieruchomością.

Ustawa nie uszczegóławia, jakie czynności wchodzą w zakres owej kontroli, zatem przyjąć należy, że członek wspólnoty jest uprawniony do przeglądania dokumentów, sporządzania notatek, odpisów, zapisków, wykonywania fotokopii, a nawet żądania sporządzenia skanu lub kserokopii.

Ograniczenie uprawnień możliwe jest w wyjątkowych przypadkach. Za takie podaje się konieczność ochrony dóbr osobistych konkretnych osób (innych właścicieli lokali), jak też ochronę danych osobowych, której poświęcono akapit poniżej.

UWL A RODO

Wspólnota mieszkaniowa została upoważniona do przetwarzania danych osobowych właścicieli lokali na mocy przepisów UWL (podstawa prawna: art. 29 ust. 3). Administratorem danych sobowych jest zarząd, jako że wspólnota jest przez niego reprezentowana. Na marginesie, do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych powinno być odrębnym upoważnieniem, a nie wywodzonym tylko z treści umowy, np. o administrowanie, czy z zakresu obowiązków pracowniczych. Upoważnienie powinno mieć charakter imienny, a także określać dozwolony zakres przetwarzania danych osobowych.

Pamiętać należy, iż zakres udostępnianych informacji musi być adekwatny do celów uzasadniających żądanie ich udostępnienia. W myśl orzeczenia SA w Warszawie z dnia 22 marca 2017 r. sygn. akt II SA/Wa 900/16), że uzasadnione będzie prawo do uzyskania informacji obejmującej ustalenie wysokości zaległości w płatnościach oraz dane osobowe dłużnika: imię, nazwisko i adres. Dane te są konieczne do wystąpienia na drogę postępowania sądowego o zapłatę przeciwko dłużnikowi, które mieści się w zakresie prowadzenia spraw zwykłego zarządu. Prawo żądania informacji o danych dłużnika wywieźć można również z treści art. 16 ust. 2 UWL, który stanowi, że jeżeli właściciel lokalu zalega długotrwale z zapłatą należnych od niego opłat lub wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko obowiązującemu porządkowi domowemu albo przez swoje niewłaściwe zachowanie czyni korzystanie z innych lokali lub nieruchomości wspólnej uciążliwym, wspólnota mieszkaniowa może w trybie procesu żądać sprzedaży lokalu w drodze licytacji na podstawie przepisów KPC o egzekucji z nieruchomości.

Orzecznictwo idzie w tym kierunku, że dopuszczalne jest podanie imion, nazwisk oraz numerów mieszkań właścicieli lokali zalegających z płatnościami we wspólnocie mieszkaniowej jedynie w trakcie zebrania właścicieli lokali. Rozpowszechnianie informacji na temat zadłużeń poza zebraniem właścicieli wymaga ograniczenia ich do wskazania numerów zadłużonych lokali bez podawania danych osobowych dłużników.

Z drugiej strony pojawiają się orzeczenia, jak np. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 18 listopada 2022 r. III OSK 4597/21:

(…) zarówno art. 23 ust. 1 pkt 2 i 5 u.o.d.o. z 1997 r., obowiązujący w dacie wszczęcia postepowania w przedmiotowej sprawie, jak i powołany w skardze kasacyjnej art. 6 ust. 1 RODO upoważniają administratora danych do ich przetwarzania, w czym mieści się udostępnianie danych, jeżeli jest to niezbędne z uwagi na obowiązek wynikający z przepisu prawa. (…) takim przepisem nie może być powoływany przez skarżącą art. 29 ust. 3 WłLokU. Zgodnie z tym przepisem prawo kontroli działalności zarządu służy każdemu właścicielowi lokalu. Nie budzi zatem wątpliwości, (…) że w oparciu o ten przepis skarżąca ma prawo do żądania dostępu do dokumentacji związanej z zarządem nieruchomością wspólną, w tym uzyskania danych o zarządcy lub danych o osobach będących członkami zarządu wspólnoty. Nie sposób jednak wywieść, że uprawnienie określone w tym przepisie upoważnia do żądania od zarządcy, który – jak wskazano wyżej – jest podmiotem zewnętrznym w stosunku do Wspólnoty, podania danych osobowych wszystkich jej członków. Uzyskanie takich danych nie stanowi elementu kontroli nad wykonywaniem zarządu, gdyż członkowie wspólnoty uczestniczą w jej zarządzie wyłącznie w formie określonej przepisami WłLokU, podejmując stosowne uchwały. W żadnym wypadku także uzasadnieniem dla podania żądanych danych nie może być chęć „osobistego kontaktu z sąsiadami w celu omawiania bieżących spraw Wspólnoty”. Takie uzasadnienie żądania podanych danych osobowych w ogóle nie mieści się w przepisach prawa.

ZASADY UDOSTĘPNIANIA DANYCH

Prawo kontroli przysługujące członkowi wspólnoty mieszkaniowej jest szerokie i zasadniczo nie powinno napotykać na ograniczenia po stronie zarządu czy administratora. Jednakże, jak pokazuje doświadczenie, w praktyce zarządcy nieruchomości mogą spotkać się z przypadkami wniosków o wykonanie kserokopii setek/tysięcy stron czy też tak sformułowanych wniosków, które wywoływałyby konieczność zaangażowania dodatkowego etatu pracownika administratora (dla np. zapewnienia obecności przy przeglądaniu dokumentów przez kilkanaście godzin czy też konieczności pobierania dokumentów z archiwów, usystematyzowania ich itp.). Wydaje się, że wspólnota mieszkaniowa nie pozostaje tu „bezbronna” wobec fantazji swoich członków, którzy wysuwać mogliby żądania paraliżujące normalną pracę zarządu lub administratora, jak też generujące poważne koszty, przy jednoczesnym działaniu zgodnie z litera prawa, w pełni respektując uprawnienie członka wspólnoty.
Zatem czy na żądającego dostępu do informacji nałożyć można ograniczenia w korzystaniu z prawa kontroli, w szczególności dotyczące ponoszenia przez niego kosztów realizacji tego prawa? Powyższe zagadnienie poddane zostało ocenie sądów (np. wyrok Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim I Wydział Cywilny z 18 stycznia 2017 roku sygn. akt IC 731/16) oraz wypowiedziom doktryny (np. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 26 czerwca 2008 r. sygn. akt I ACa 1382/07), które co prawda analizowały konkretne indywidualne przypadki, jednak na ich kanwie możliwe byłoby wysnucie wniosku o dopuszczalności obciążenia wydatkami, jakie w związku z realizowaniem prawa kontroli poniosła wspólnota mieszkaniowa (wszak finalnie to ona ponosi te koszty), przy zachowaniu jednak adekwatności tych opłat (zwrotu kosztów), przez co rozumie się ustalenie ich na takim poziomie, który nie stanie się barierą dla realizacji prawa kontroli (tzn. zbyt wygórowane i oderwane od rzeczywistości opłaty). Jeżeli więc opłaty oparte będą wprost na mechanizmie pokrycia kosztów (np. koszt komercyjnego wykonania kserokopii, podjęcia technicznych czynności), to nie powinny wzbudzić wątpliwości zarówno u wnioskującego członka wspólnoty, jak i sądu, który ewentualnie mógłby rozstrzygnąć sprawę, w przypadku sporu.

Optymalnym rozwiązaniem – jak wynika z orzecznictwa – jest powzięcie uchwały przez wspólnotę mieszkaniową, regulującą zasady wglądu, dostępne środki techniczne czy tez odpłatności za czynności związane z realizowaniem prawa kontroli właściciela lokalu. Pozwala to na ujednolicenie procedury, jak i pełne uprzednie zapoznanie każdego członka wspólnoty z takimi zasadami.

UWL A DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNYCH

Kwestia udostępniania informacji wspólnoty mieszkaniowej w trybie Ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. poddana została również kontroli sądowej przez sądy administracyjne (z racji reżimu sadowo-administracyjnego tej ustawy). Orzecznictwo jest tu jednolite i bezdyskusyjne – zarząd/zarządca/administrator nie spełnia przesłanki podmiotowej, tj.: nie jest podmiotem zobowiązanym do udostępnienia informacji publicznej w świetle art. 4 ust. 1 Ustawy o dostępie do informacji publicznej, bowiem nie jest ani władzą publiczną, nie wykonuje zadań publicznych, ani też nie dysponuje majątkiem publicznym. Nadto, sprawę dostępu członka wspólnoty mieszkaniowej do dokumentów tej wspólnoty określa art. 29 ust. 3 UWL, jako przepis szczególny, co zasadniczo „wyłącza” posługiwanie się ta ustawą. Nie są to informacje, o których mowa w Ustawie o dostępie do informacji publicznej. W przeciwnym wypadku zarządcy wspólnot mieszkaniowych musieliby każdorazowo udostępniać informacje dotyczące spraw wspólnoty wszystkim występującym o nie podmiotom, a nie tylko właścicielom lokali.

KONKLUZJE

Omówione powyżej prawo kontroli zarządu przez członków wspólnoty mieszkaniowej zawrzeć można w kilku najistotniejszych punktach:

• prawo to przysługuje każdemu członkowi wspólnoty mieszkaniowej;
• prawo to może być realizowane w każdym czasie;
• prawo to obejmuje dostęp do wszystkich dokumentów, chyba że przepisy odrębne (ochrona danych osobowych, ochrona informacji niejawnych) nie dopuszczają udostępnienia;
• możliwe jest nałożenie na członka wspólnoty żądającego w ramach prawa kontroli wykonania czynności, które wiązać się będą z dodatkowymi kosztami (np. wykonanie kserokopii, dodatkowy „etat” pracownika obsługującego wnioskodawcę), kosztów tych czynności;
• wspólnota mieszkaniowa może oznaczyć (w drodze uchwały) zasady udostępniania informacji swoim członkom, w tym zasady ponoszenia kosztów wynikających z tego udostepnienia, jednak z zachowaniem adekwatności i racjonalności, tak by nie stanowiło to bariery dla realizacji prawa kontroli.