Nowa era w ochronie sygnalistów: Jak przygotować się na zmiany w prawie? | Ekspres Prawny

Od 25 września 2024 roku wejdzie w życie ustawa o ochronie sygnalistów, wprowadzająca istotne zmiany w obszarze zgłaszania nieprawidłowości w miejscu pracy. Pracodawcy, a szczególnie ci zatrudniający powyżej 50 osób, muszą dostosować się do nowych regulacji, wdrażając odpowiednie procedury wewnętrzne. Trzeba pamiętać, że obowiązek wdrożenia przepisów ustawy został nałożony na wszystkie instytucje obowiązane wskazane w art. 2 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, a więc np. pośredników w obrocie nieruchomościami, prawników, czy biura rachunkowe.

Kim jest sygnalista?

Sygnalistą jest każda osoba, która zgłasza informacje o naruszeniach prawa lub innych nieprawidłowościach w organizacji, w której pracuje lub z którą współpracuje. Może to być nie tylko pracownik, ale także współpracownik, stażysta, wolontariusz czy przedsiębiorca.

Obowiązki pracodawców

Nowe przepisy nakładają na pracodawców szereg obowiązków, w tym:

• Wdrożenie procedur zgłoszeń wewnętrznych: Procedury powinny być jasne, zrozumiałe i dostępne dla wszystkich pracowników. Powinny określać m.in. sposoby zgłaszania (ustnie, pisemnie, elektronicznie), osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń, sposób prowadzenia dochodzeń oraz gwarancję anonimowości.
• Konsultacje z pracownikami: Przed wdrożeniem procedur pracodawca powinien skonsultować się z pracownikami lub ich przedstawicielami (np. związkami zawodowymi).
• Zapewnienie poufności: Wszystkie informacje dotyczące zgłoszenia i sygnalisty muszą być traktowane jako ściśle poufne.
• Ochrona przed represaliami: Pracodawca musi podjąć wszelkie niezbędne działania, aby chronić sygnalistę przed wszelkimi negatywnymi konsekwencjami zgłoszenia, takimi jak zwolnienie, obniżenie wynagrodzenia czy mobbing.
• Prowadzenie dochodzeń: W przypadku otrzymania zgłoszenia, pracodawca jest zobowiązany do przeprowadzenia rzetelnego dochodzenia i podjęcia odpowiednich działań.

Zgłoszenia zewnętrzne

Jeśli sygnalista nie chce skorzystać z wewnętrznej procedury lub nie jest z niej zadowolony, może złożyć zgłoszenie zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich lub odpowiedniego organu publicznego.

Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów

Nieprzestrzeganie przepisów o ochronie sygnalistów może pociągnąć za sobą poważne konsekwencje, zarówno dla pracodawcy, jak i dla osób odpowiedzialnych za naruszenia. Możliwe są m.in. kary finansowe, jak również odpowiedzialność karna.

Jak przygotować się na zmiany?

Aby spełnić nowe wymagania prawne, pracodawcy powinni:

• Przeprowadzić audyt wewnętrzny: Zidentyfikować obszary, które wymagają poprawy.
• Opracować wewnętrzne procedury zgłoszeń: Przygotować dokument, który będzie jasno określał zasady zgłaszania i postępowania ze zgłoszeniami.
• Szkolenie pracowników: Przeprowadzić szkolenia dla wszystkich pracowników, aby zapoznać ich z nowymi przepisami i procedurami.
• Współpraca z prawnikiem: Skorzystać z pomocy specjalisty, który pomoże w prawidłowym wdrożeniu nowych przepisów i zapewni zgodność z prawem.

Dodatkowe informacje

• Ochrona danych osobowych: Przetwarzanie danych osobowych sygnalistów musi odbywać się zgodnie z przepisami RODO.
• Zgłoszenia anonimowe: Ustawa dopuszcza możliwość anonimowego zgłaszania, jednakże może to ograniczyć możliwość podjęcia działań następczych.
• Ujawnienie publiczne: Sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego informacji, jeśli spełnione są określone warunki, ale musi liczyć się z potencjalnymi konsekwencjami prawnymi.

Pamiętaj, że powyższy artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje profesjonalnej porady prawnej. W przypadku wątpliwości związanych z wdrożeniem nowych przepisów, należy skonsultować się z prawnikiem.